Väga sageli tuleb ette olukordi, kus on vaja anda tööraamat. See võib olla pangalaenu või erinevate toetuste taotlemine vastavatelt ametiasutustelt. Kuid Vene Föderatsiooni töökoodeksi sätete kohaselt ei ole tööandjal õigust töötajale algset tööraamatut väljastada enne, kui viimane on vallandatud. Seetõttu koostatakse tööraamatu koopia või väljavõte esitamiseks nõudmise kohas.
Koopia või väljavõtte saamiseks tuleb esitada avaldus ettevõtte juhile, personaliosakonna olemasolul ka tema juhile. Selline praktika on olemas suurtes, suure töötajate arvuga organisatsioonides. Väikese struktuuriga töötaja jaoks piisab, kui piirduda suulise sõnumiga tööraamatu koopia hankimise vajaduse kohta. Vastavalt Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. a nr 225 punktile 7 väljastab asjaomane ametnik sellise dokumendi hiljemalt 3 päeva jooksul alates taotluse esitamise kuupäevast.Vaadake seda koos meiega.
Töödokumendi täielikku koopiat ei nõuta alati. Sageli piisab teabe esitamisest üksikute töökogemusega hõlmatud perioodide kohta. Seejärel teeb personalitöötaja koopia ainult esimesest isikuandmeid sisaldavast lehest ja nõutava perioodiga seotud lehtedest. Koopiate tegemine koopiamasinaga ei ole vajalik. Saate oma arvutisse sisestada identse teksti. Seda meetodit eelistatakse juhul, kui raamatu sissekanded on tehtud loetamatu käekirjaga või kvaliteetset valguskoopiat pole võimalik teha.
Meie veebisaidil.
Piiratud arvul töötajatel on õigus tõestada töödokumentide koopiaid. Tavaliselt on selleks ettevõtte juht või personaliosakonna juhataja. Väikestes ettevõtetes, kui personaliosakond puudub, saab dokumendi kinnitada pearaamatupidaja. Kui pensionär või isik, kes parajasti ei tööta, nõuab tööraamatu koopiat, võite pöörduda oma viimase töökoha personaliosakonna poole, mille spetsialistid on kohustatud dokumendi nõuetekohaselt vormistama.
Töövihiku duplikaadi või väljavõtte koostamisel peaksite olema väga ettevaatlik, kuna valesti kinnitatud koopiat võidakse lugeda kehtetuks.
Erinevatel asjaoludel võib vaja minna kinnitatud väljavõtet tööraamatust.
Vaatame, kuidas dokumendi koopiat õigesti kinnitada, et ei peaks hiljem uuesti personaliosakonnaga ühendust võtma, samuti saame teada, millised andmed ja pitsatid tuleb töölevõtmise dokumendile kinnitada.
Kust ja kuidas saada tööraamatu koopiat (väljavõtet) koos selle tõendiga - juhised
Tööraamat on juriidiliselt oluline dokument. Kuni kodanik töötab, peab ta olema personalispetsialistilt või organisatsiooni vahetu juhi käest.
Kui kodanik ei kuulu organisatsiooni töötajate hulka või ei tööta, võib ja peaks dokument käes olema.
Sertifitseerimismeetodid sõltuvad otseselt raamatu säilitamiskohast:
- Esimesel juhul kinnitab dokumendi tööandja või personaliosakonna juhataja.
- Teise tingimuse kohaselt toimub tõestamine notaribüroos.
Üldreeglina, kui teile kindlust ei anta, siis nõudke kirjalik selgitus, kus kirjutatakse üles keeldumise põhjus.
Üldjuhul juhtub praktikas nii, et kodanikust ei keelduta ja ilma probleemideta väljastatakse raamatu koopia – ja seejärel kinnitatakse.
Dokumendi väljavõtte registreerimine toimub mitmes etapis:
- Isiklik pöördumine organisatsiooni poole. Notaribüroos piisab oma soovist suuliselt teada andmisest, kuid personaliosakonda või oma vahetu juhi poole pöördudes tuleb kirjutada avaldus. Eriti sageli esitavad seda nõuet suured ettevõtted, kus on vähe töötajaid.
- Sertifitseerimist vajavate lehtede kindlaksmääramine. Kinnitust ei pruugita nõuda kogu dokumendilt, vaid ainult mõnelt leheküljelt. Tasub kontrollida, milliste perioodide töökogemust on kinnitamiseks vaja. Tavaliselt teeb spetsialist koopia esimesest lehest, mis sisaldab teavet kodaniku isiku kohta, ja raamatu lisalehtedest.
- Kinnitatud koopia ootamine ja vastuvõtmine. Kirjalikult taotledes arvesta 3 tööpäeva. Selle aja möödudes on teil võimalik saada ametnikult dokumendi kinnitatud koopia (Vene Föderatsiooni valitsuse määruse nr 225 punkt 7, kinnitatud 16. aprillil 2003).
Ärge unustage arutada notariga, kui kaua dokumendi ettevalmistamine aega võtab. Võib-olla on teile kindel väljavõte raamatust taotluse esitamise päeval.
Tööraamatu koopia või selle väljavõtte kinnitamine töötajale pangast laenu andmiseks – mida on vaja meeles pidada?
Kõige sagedamini atesteeritakse tööraamat, et see tulevikus kätte saada. tarbimislaen pangandusorganisatsioonis.
Loomulikult on laenu saamiseks “kahe dokumendi” süsteemid, mis ei nõua selle dokumendi tõendamist.
Kuid tavaliselt on laenutingimused paremad neile kodanikele, kes töötavad ja saavad oma töökoha kinnitada.
Dokument peab olema kinnitatud tööandja või personalijuht, kui ettevõttes töötab venelane või notar.
Sertifitseeritud väljavõtte saamiseks peab kodanik ühendust võtma isiklik kirjalik pöördumine, mis peab näitama tagatise eesmärki.
Võite lihtsalt kirjutada "pangale esitamiseks".
Dokumendi koopia kinnitamisel peab spetsialist arvestama järgmiste konstruktsioonitunnustega:
- Tehke koopiad kõigist dokumendi lehtedest. Võib-olla töötate nüüd tavalise töötaja ametikohal, kuid varem töötasite juhtkonnas/haldustöötajana. See võib mõjutada krediidi andmist.
- Tasub teha päris-päris raamatu mõõtu koopia. Ärge suurendage.
- Kui olete skanninud, ei ole soovitatav pilti printida, kuna suurus võib muutuda.
- Kõik üksikasjad peavad olema märgitud, tembeldatud ja allkirjastatud.
- Väljavõttel on märgitud ka taotleja töökoht. Piisab, kui kirjutada “Praegu tööl/hetkel ametis...”.
Pane tähele See avaldus kehtib ainult 1 kuu. Kui töötaja järsku selle perioodi jooksul töölt lahkus ja sai uue töökoha, on koopia kehtetu.
Siin on näide: kodanik Zankov taotles pangast laenu. Ta pidi esitama dokumendid: passi, tööraamatu koopia, töökoha tõendi töötasu suuruse kohta.
Pärast tõestatud koopia tegemist ja pangandusorganisatsioonile dokumentide esitamist lahkus Zankov nädal hiljem. Tööraamatusse tehti vastav kanne ja dokument jagati välja.
Määratud ajal määrati Zankov konsultatsioonile pangatöötajaga. Panka saabudes esitas Zankov leppimiseks originaaldokumendid. Selgus, et tööraamatu kinnitatud väljavõte oli nüüd kehtetu.
Dokumendi uuesti kinnitamiseks oli kodanikul vaja pöörduda notari poole.
Kuidas tööraamatu koopiat või väljavõtet õigesti kinnitada - kohustuslikud andmed, allkiri ja pitsat
Pidage meeles, et kinnitatud koopiaid ei aktsepteerita alati. Juhtub, et personalispetsialist paneb templi valesse kohta ja kodanik saab seetõttu keeldumise.
Piinlike olukordade ja dokumentide ümbertegemise vältimiseks peaks väljavõte olema õigesti kinnitatud.
Palun vaadake saadud koopia hoolikalt üle. Dokumendi lõpus peaks see sisaldama järgmist teavet:
- Rekordinumber.
- Soovitus: "Töötab siiani."
- Spetsialisti ametikoht.
- Ametniku initsiaalid.
- Sertifitseerimise kuupäev.
Tähtis: Peab olema asutuse või ettevõtte pitsat, kus töötate.
Ka iga leviku koopial, selle all, lehel peaks olema:
- Ilma jutumärkideta kirjutatud sõnad on "Koopia on õige".
- Märgitakse spetsialisti initsiaalid.
- Sisestatakse dokumenti tõendava isiku ametikoht.
- Allkirjastanud personalispetsialist.
- Kuupäev.
Levinumad vead on seotud vale printimisega. Ta peab asetada spetsiaalselt selleks ettenähtud kohta.
Näiteks nagu siin:
Töödokumendi sertifitseerimise üldine skeem on järgmine:
Palume registreerimisel sellest kinni pidada.
Pange tähele, et:
- Tundus, et pitsatid salvestasid koopia, mis asus A4 lehel.
- Igale lehele pandi templid.
- Sertifitseerimissildid asuvad allosas, igal lehel, kus on koopia.
Siin on mõned näited õigesti kinnitatud avaldusest:
Ja siin on näide ainult esimese töölehe õigest sertifitseerimisest:
Töödokumendi tõestatud koopia kehtivusaeg – kui palju maksab töödokumendi koopia notaris tõestamine?
Õigesti vormistatud koopia on juriidiliselt kehtiv 1 kuu jooksul - muidugi juhul, kui selle perioodi jooksul dokumendis muudatusi ei tehtud.
Asjakohasus kaob kohe pärast uute kirjete ilmumist dokumenti, näiteks vallandamise/vähendamise/tööle võtmise tõttu.
Selle teenuse maksumus notaribüroodes varieerub sõltuvalt piirkonnast ja linnast, kus te elate. Keegi ei kehtesta ühtseid hindu.
- Näiteks Peterburis Väljavõtte registreerimine maksab teile 100-300 rubla lehe kohta.
- Moskvas Saate kogu dokumendi täita 200 rubla eest.
Võtke ühendust notariga ja uurige, millised on teie tasud ja kas spetsialist kohustub koopia koostama.
Uued regulatiivsed nõuded ametlike dokumentide, sealhulgas töödokumentide koostamisel, tingivad vajaduse esitada enamikule inimestele arusaadavat teavet avatud allikates. Vaatamata sellele, et keegi hakkab juba raha teenima Varasematel aastatel, ja keegi alustab oma karjääri täiskasvanueas, kajastuvad kõik tööga seotud faktid tööraamatus, alates esimesest ametlikust töökohast. Seetõttu ei tohiks vajaliku teabe hankimine tekitada probleeme ametialane tegevus, mida ei saa mõnikord kinnitada muul viisil kui tööraamatu kinnitamiseks.
Inimesed tunnevad sageli kogu elu jooksul vajadust kinnitada oma tööstaaži või muid andmeid oma töö iseloomu kohta. Tööloa koopiat võivad vajada nii töötav isik kui ka töötu. See määrab, kelle poole pöörduda, et saada dokumendist koopia.
Töötava kodaniku tööstaaži tõendamine on tööandja eesõigus. Keskmiste ja suurte organisatsioonide struktuuris on reeglina personaliosakond või tööosakond, mille töötajad vastutavad kõigi personalidokumentidega toimingute eest.
Kui ettevõte on väike ja personalil puudub personaliametnik, siis vastutavad tööraamatute pidamise ja säilitamise ning nendest tellimuse alusel tõestatud koopiate väljastamise eest:
- pearaamatupidaja;
- juhi abi
Pole viga, kui dokumendile kirjutab alla otse organisatsiooni juht. Kui individuaalne on üksikettevõtja palgal, siis tavaliselt teeb ettevõtja ise oma tööteed puudutava info õigsust tõendava kirje.
Tööraamatu koopia koostatakse ja see tuleb esitada 3 tööpäeva jooksul alates selle nõudmise kuupäevast. Tööraamatu koopia vastavust originaalile saab kinnitada ja selle väljastada ainult vastutav isik, kellel on juurdepääs isikuandmetele.
Selle dokumendi täitmise eest tasu küsimine on ebaseaduslik. Seda peaksid meeles pidama nii töötaja kui ka ametnik. Ja mis on oluline, mitte igaüks, kes soovib, ei saa teavet teise inimese töötegevuse kohta.
Isikuandmetele ei ole võimalik vabalt juurde pääseda, seetõttu väljastatakse seda teavet sisaldav ametlik dokument ainult isikule, keda see puudutab, ja taotluse alusel. Kuid on ka erandeid. Väljastamise aluseks on erinevate riigiasutuste ametlik pöördumine, samuti volikirja olemasolu isikule selle saamiseks.
Mis puudutab taotluse kirjalikku täitmist, siis seda reguleerib tööseadustiku artikkel 62. Üksikettevõtjates ja paljudes suuremates ettevõtetes see nõue aga ei ole täidetud, et mitte tekitada bürokraatiat. Seaduse eiramine on ajendatud sellest, et peamine on mitte unustada töötaja taotlust rahuldada ja sellega mitte rikkuda alluvate õigusi.
Mõned organisatsioonid võtavad vastu mis tahes vormis raamatu sertifitseerimise taotlusi, teised pakuvad täitmiseks spetsiaalset vormi.
Oluline on märkida:
- Teave adressaadi kohta (näiteks peadirektor või personaliosakonna juhataja).
- Andmed taotleja kohta (täisnimi ja ametikoht).
- Taotluse enda olemus.
- Kirjutamise kuupäev.
- Allkiri.
Tihti võib kuulda nõuet märkida sätte eesmärk, mis iseenesest on ebaseaduslik. Kui töötaja ei kavatse kõigile oma tööaruande koopia saamise üksikasju rääkida, ei saa ta keelduda selle väljastamisest.
Pärast avalduse vastuvõtmist peab töötaja nõutud dokumendi täitmiseks ettenähtud aja ootama.
Kui tegemist on töötu kodanikuga, on tööraamatu koopia väljastamise kord oluliselt erinev. Tuleb rõhutada, et originaal on inimesel endal kaasas ning endise tööandja poole pole mõtet pöörduda tööraamatu koopia saamiseks.
Viimases töökohas on neil õigus tõendada ainult perioodi, mil taotleja selles organisatsioonis töötas, väljastades vastava tõendi. Sel juhul on notaril õigus tõestada dokumentide koopiaid. Nad kinnitavad, et kopeeritud lehed vastavad originaaltööraamatule ja teevad vajalikud kanded, et anda koopiale juriidiline jõud. Samas kinnitab notari büroo ainult isikusamasuse fakti, ei kuulu notari vastutuse hulka tööraamatus sisalduvate andmete õigsuse kontrollimine.
Oma töökogemuse kohta teabe notariaalseks kinnitamiseks peate esitama sellele büroole (ükskõik millisele teie äranägemisel) passi ja tööraamatu, samuti kõik koopiad töölehed. Pass on vajalik töölehe omaniku ja tõendi taotleja andmete võrdlemiseks, sest keegi pole isikuandmete kaitset tühistanud.
Juhtub, et notarid ei aktsepteeri oma kätega tehtud koopiaid nende halva kvaliteedi või vale vormingu tõttu (näiteks kui koopia on tehtud mõlemale poolele). Samuti võidakse üldjuhul keelduda nimetatud dokumendi kinnitamisest, kui seal on parandusi, kustutamisi vms. Tavaliselt võtab kogu protseduur veidi aega ja kodanik tuleb sellel päeval teda huvitava dokumendi järele.
Peamine erinevus notariaalselt tõestatud koopia ja tööandja tehtud koopia vahel on kehtivusaeg. Nii et notari käest saades kehtib tööraamatu koopia kuni uute sissekannete tegemiseni algdokumenti. Töökohas koostatud koopia tuleb esitada kuu jooksul, kuigi see periood võib olla lühem, kuna pangad ise määravad, kui kaua selline dokument kehtivaks loetakse. Teine eripära on notariteenuste tasuline iseloom. Tasumisele kuuluv summa moodustub riigilõivust ja hinnakirjahinnast.
Personalitöötaja kinnitab oma kutsetegevuse käigus mitu korda personalidokumentide koopiaid, mis sisaldavad tööraamatu koopiat. Lõppude lõpuks säilitatakse nende töödokumentide originaale kogu töötajate tööperioodi jooksul organisatsioonis. Seetõttu on spetsialistid alati huvitatud kõigist nõutud koopiate koostamise reeglite muudatustest. Ja nüüd muutub aktuaalseks küsimus, kuidas tõestada tööraamatu koopiat vastavalt 1. juulist 2019 kehtivatele uutele reeglitele.
Dokumendi nõuetekohaseks täitmiseks on vaja järgida kehtestatud standardit, nimelt GOST R 7.0.97-2016. Tema sõnul kõik tööraamatu leheküljed, alustades tiitelleht ja lõpetades leheküljega, kus on viimane tööülesanne, kopeeritakse kontoritehnika abil A4 lehtedele. Pealegi on lubatud paigutada kaks tööraamatu laiali ühele lehele, kuid mitte mõlemale küljele.
Sertifitseerimine toimub kahel viisil: 
- Iga leht on eraldi.
- Kogu dokument tervikuna.
Esimesel juhul kinnitatakse lehed olemasolevate vahenditega (näiteks kirjatarvete klammerdaja) ja igale lehele tehakse lõplik silt "Õige" või "Koopia on õige", selle alla märgitakse volitatud isiku asukoht, on kinnitatud tema allkiri koos ärakirja ja kalendrikuupäevaga.
See märk tuleb asetada nii, et see hõlmaks nii kopeeritud dokumendi osa kui ka tühja lehe fragmenti. Kui pitsat (personali või ametniku) on olemas, tuleb see kinnitada samal viisil, ilma et see mõjutaks sertifitseerija allkirja.
Viimasel tööd puudutaval lehel on oma eripärad. Just tema kinnituses seisneb erinevus äsja vastuvõetud normatiivakti ja eelmise vahel. Kuidas õigesti kinnitada tööraamatu lehte, millel on kanne "praegu töötab", peate selle välja mõtlema, võttes arvesse hiljuti vastu võetud sätteid.
Tavaliselt kasutatakse seda sõnastust dokumendi edastamisel välistele organisatsioonidele, mis tähendab, et uuenduste kohaselt peab töödokumendi koopia sisaldama täiendavat atribuuti. Aga kõik on korras.
Viimase sissekande peale töö kohta (oli vastuvõtt või nt üleviimine) on järgmise järjekorranumbri alla kirjutatud fraas “Jätkab tööd praeguse ajani”, mis on kinnitatud vastutava töötaja ja pitseriga. .
See fraas on mõeldud täiendavalt näitama praeguse töötamise fakti, kuigi vallandamise registri puudumine viitab juba sellele. Seetõttu ei ole selle puudumine põhjus dokumendi kehtetuks tunnistamiseks.
Viimasele lehele on kohustuslik märkida algse tööraamatu hoiukoht. Näitena võime tuua sarnase sildi: "Originaal on salvestatud Yastreb LLC personaliosakonnas isiklikus toimikus nr 7." Varem sellist nõuet koopia kolmandatele isikutele edastamisel ei olnud. Ranged nõuded on kehtestatud rangete aruandlusdokumentide säilitamisele, mis sisaldavad tööraamatut. Raamatud peavad olema paigutatud seifidesse ja olema nende eest vastutavate inimeste valduses.
Mitmeleheküljelise koopia sertifitseerimine toimub samal põhimõttel, see tähendab, et kinnitatakse sarnased märgid. Ainus erinevus seisneb kinnitusviisis, õmmeldes lehed mööda serva, vajaduses need nummerdada ja kinnitada ainult üks leht (koos tekstiga või eraldi) tagakülg, kus lisaks nimetatud sertifitseerimismärgi elementidele ja dokumendi esimese eksemplari hoiukohale peab olema kiri: "Kokku nummerdatud, pitseeritud, pitseeritud _____ lehte."
Tihti ei tee koopiaid mahukatest dokumentidest mitte ainult personal, vaid ka teised osakonnad, näiteks raamatupidamine. Selleks on vaja kasutada spetsiaalset templit, mis tellitakse spetsiaalselt selleks, et hõlbustada selliste dokumentide koostamist nõudmisel.
Põhjuseid, miks töötav kodanik peab oma töödokumendist koopia koostama, on väga palju. Allpool on mõned neist:
- Tööloa koopiat võib taotleda tulevane pensionär, kes kogub pensionifondile dokumente näiteks soodusteenistuse alusel pensioni määramiseks.
- Selle dokumendi sotsiaalkaitseasutustele saates on võimalik saada sotsiaalmakseid ja -toetusi, näiteks lapse lapsetoetust ja kommunaalteenuste toetust.
- Bioloogiliste vanemate poolt hüljatud lapse emaks või isaks saamiseks peate uuesti esitama oma tööraamatu koopia, kuid seekord eestkosteasutustele.
Need näited põhinevad sotsiaalsete õiguste realiseerimise võimalusel, kuid see ei piira kodanike taotluste ulatust.
Levinud on ka tööajaloo raamatu valguskoopia väljastamise nõuete majanduslik orientatsioon. Lõppude lõpuks ei saa peaaegu ükski pere ilma laenu võtmata hakkama. Ja selleks, et nõutav summa kinnitataks, peab potentsiaalne laenuvõtja kinnitama oma stabiilsust elus ja võimet tasuda õigeaegselt laenumakseid. Ametliku sissetuleku puudumine võib laenu saamise võimaluse vähendada nullini.
Ametlike asutuste hulgas, kes aktsepteerivad ka töödokumentide kinnitatud koopiaid, on migratsiooniteenistus. Välispassi saamiseks nõuavad töötajad kodanikelt jätkuvalt kõnealust dokumenti, hoolimata vajaduse ja seadusliku aluse puudumisest. Seda võib vaja minna ka kohtus töövaidluste ja muude abisaajate arutamisel.
Uut tööd otsides tunneb uus tööandja sageli huvi taotleja varasema töökogemuse vastu. Teose koopia demonstreerimine on sel juhul väga asjakohane. Loomulikult uurib vahetu juht kandidaadi ametikohti, töötamise perioode, töökoha vahetamise sagedust, vallandamise põhjuseid ja muid punkte.
Elukogemus näitab aga, et alati pole vaja tööraamatu enda koopiat kaasa anda. Tõepoolest, paljude jaoks on töökirje koopia, tööraamatu väljavõtte ja selle duplikaadi mõisted samaväärsed. Sellega seoses peab personaliosakond välja mõtlema, mida neilt tegelikult nõutakse.
Mõnikord on taotlused absurdsed, kui isegi originaaltööraamatu olemasolul hakatakse küsima selle duplikaati. Ja seda dokumenti saab väljastada ainult siis, kui algne töödokument on hävinud või kadunud. Muul ajal on spetsialist sunnitud asjakohaste terminiteadmiste puudumise tõttu kulutama palju aega kogu dokumendi koopia ettevalmistamisele, kui sai hakkama vaid eraldi lehtedega (väljavõte tööaruandest).
Kui varem tundus elektrooniliste tööraamatute kasutuselevõtt kauge sündmusena, siis nüüd on väljavaade kiireks üleminekuks personali põhidokumentide virtuaalsele hooldusele enam kui reaalne.
Täna käib töö vastava seaduseelnõu kallal. Ettevaatlikult teatatakse juba võimalikust virtuaaltööle ülemineku ajast - 2020. aastal, suunates samal ajal avalikkuse tähelepanu digitaalse dokumendi järkjärgulisele kasutuselevõtule. Üks on selge – protsess on vältimatu. Siiski on veel palju teha nii seadusandlikult kui ka tehniliselt.
Tööraamatute elektroonilisel kujul hoidmise eelised on järgmised:
- isikuandmete kaitse;
- teabe hankimise kiire kiirus;
- riigiteenuste saamiseks ei pea esitama teavet töötegevuse kohta.
Tööjõuandmete paberkandja elektrooniliseks muutmise peamiseks põhjuseks on traditsioonilise tööalase teabe salvestamise meetodi ebaefektiivsus, mida iseloomustab sellise dokumendi taastamise raskus, kui see kaob, ja sellest tulenevalt jättes kodanikud ilma neile võlgnetavatest maksetest.
Eelnevat kokku võttes võib öelda, et tööraamatu koopia on levinud personalidokumendi liik, mille eesmärk on mitmetahuline. Sellel on vaieldamatu sotsiaalne tähendus, kuna see on kodaniku aluseks teatud hüvede saamiseks ja soovitud teenuste saamiseks. Seetõttu on kvaliteetse personalijuhtimise jaoks nii oluline omada piisavaid ja vajalikke teadmisi.
Igaüks eksib ja personalidokumentide koopiate loomisel on ka eksimine võimalik. Ja vale sertifitseerimise tagajärjed on kohutavad: töötaja või töötaja peab maksete või teenuste eest hunnikuid dokumente uuesti kokku korjama, kuna raamatu koopia ümbertegemise ajal aegub ülejäänud dokumentide kehtivus.
Juhtub, et vajalik dokument koostati nõuetekohaselt ja õigeaegselt, kuid seda ei esitatud ettenähtud tähtaja jooksul vastavale asutusele. Seejärel on personaliteenistuse esindaja vaatamata taotluse koostamise õigeaegsusele kohustatud samu sertifitseerimistoiminguid kordama. Tore, kui inimesed toovad koopiate aegunud versioone. See säästab aega tööraamatu kopeerimisel ja jääb üle vaid sertifitseerimismärk uue kuupäevaga dubleerida.
Pangalaenu, välispassi saamiseks, riigilt toetuste taotlemiseks ja muudel eesmärkidel peab kodanik kinnitama oma olemasolevaid kogemusi. Selle ülesandega hõlpsaks toimetulekuks on kasulik teada, kuidas kinnitada tööraamatu koopiat. Menetlus sõltub sellest, kas kodanik on hetkel tööl. Kui ta on ametlikult tööl, peate võtma ühendust tööandja ettevõtte personaliametnikega, kui mitte, minge dokumendiga notari juurde.
Miks võib töötaja vajada tõendatud dokumenti?
Miks on vaja tööraamatu (LC) koopiat? Juriidilisest aspektist on see originaali absoluutne analoog, mida rendifirma hoiab kogu spetsialisti tööperioodi jooksul. Tõestatud koopia võib esitada igale asutusele, kes nõuab töötaja tööstaaži kinnitamist.
Kõige sagedamini taotletakse koopiat järgmistel eesmärkidel:
- pangalaenu saamine;
- välispassi saamine;
- lapse adopteerimine;
- riigipoolsete toetuste registreerimine;
- vanaduspensioni registreerimine;
- osalise tööajaga töötamine jne.
Kui kaua kehtib töödokumendi koopia? Rendifirmalt saadud duplikaat on juriidiline jõud üks kuu. Kui kodanik ei esita seda asjaomasele asutusele määratud aja jooksul, peab ta taotlema uut koopiat. Lühikesel “säilivusajal” on loogiline seletus: 30 päeva jooksul võib spetsialist katkestada suhted praeguse tööandjaga ja saada uue töökoha.
Tööandja poolt dokumendi tõestamise kord
Vastavalt kehtivale seadusandlusele tuleb töötavate kodanike tööraamatut pidada tööd andva ettevõtte personaliosakonnas või ettevõtte direktori juures. Kolmandate isikute organisatsioonides (näiteks pangas) tööstaaži kinnitamiseks peab töötaja saama koopia, mille õiguslikku tähendust kinnitab volitatud ametnik.
Kuidas koostatakse tööandja kinnitatud raamatu koopia? Protseduur sisaldab järgmisi samme:
- Töötaja esitab avalduse dokumendi esitamise vajaduse kohta. See on kirjutatud personaliosakonna juhataja nimele ja kui ettevõtte struktuuris sellist osakonda pole, siis ettevõtte juhi nimele. Praktika näitab, et väikeettevõtted ei nõua kirjalikku taotlust, piisab oma soovi suulisest väljaütlemisest.
- Volitatud töötaja teeb töötaja töökoodeksist koopia. Kui ei nõuta kõiki andmeid, vaid teatud perioodi andmeid, kopeeritakse esimene leht, mis sisaldab spetsialisti nime ja vajalikke lehti. Teine võimalus on trükkida dokumendist andmed arvutisse ja printida. See valitakse juhul, kui dokument on loetamatult täidetud ja tekst on raskesti loetav.
- Valmis väljatrükist tehakse TC kinnitatud koopia. Lehekülje haaval kantakse tempel “Koopia on õige”, tööd andva ettevõtte esindaja viisa, täisnimi ja pitsat juriidilise isiku. Trüki ei tohi asetada tekstita alale. Ideaalis peaks see hõlmama nii staažiteavet kui ka allkirja.
Tööd andva ettevõtte esindajad on pärast spetsialistilt avalduse saamist tööaruande koopia saamiseks kohustatud täitma tema soovi kolme päeva jooksul (vastavalt kabineti otsusele nr 225). Praktikas väheneb dokumendi koostamiseks kuluv aeg mitme tunnini: protseduur ei nõua palju aega. Töötajal on õigus mitte anda selgitusi ja mitte öelda, miks tal seda dokumenti vaja oli.
Kui personalitöötajad koopiat ei esita, taotlege kirjalikku keeldumist. Sellest saab tööandja vastu kaebus tööinspektsioonile.
Kuidas kontrollida disaini õigsust?
Kui olete koopia kätte saanud, veenduge, et see on õigesti tehtud. Selleks uurige näidist eelnevalt. Pidage meeles: kui esineja tegi vigu, nõuab vastuvõttev asutus uut korrektset dokumenti.
Pange tähele järgmisi punkte.
- Kes allkirjastas koopia
Neid dokumente on õigus kinnitada personaliosakonna juhatajal, ettevõtte direktoril ja ettevõtte pearaamatupidajal.
- Kas kujundusreegleid järgitakse?
Koopia kinnitamiseks on kaks võimalust. Esimene on templi tegemine, juhtide pitsati ja allkirjaga kinnitamine lehekülgede kaupa.
Teine võimalus on lehed nummerdada ja pitsida, viia lõng viimase juurde ja liimida vormiga, kuhu märgitakse lehtede arv. Ankeedil on volitatud töötaja viisa ja juriidilise isiku pitsat.
- Kas vajalikud märkmed on saadaval?
Koopia peab sisaldama järgmist andmekogumit:
- allakirjutanu ametikoht, perekonnanimi, eesnimi;
- koostamise kuupäev, millest alates hakatakse arvestama tööraamatu eksemplari igakuist kehtivusaega;
- tööd andva ettevõtte ametniku allkiri;
- spetsialisti ametikoht ettevõttes;
- märgitud "Praegu aktiivne".
Tööseadustiku praeguse eksemplari asjakohasus kaob kohe, kui töötaja personalidokumenti ilmuvad uued kanded, näiteks teisele ametikohale ülemineku või töökoha vahetuse kohta.
Kui kodanik on soovinud pangale tööseadustiku koopiat, jäävad sertifitseerimise reeglid muutumatuks, kuid parem on eelnevalt nõuda krediidiasutusest näidis: nüansid on võimalikud. Näiteks mõned finantsasutused paluvad märkida originaali asukoht duplikaadis, teised ei nõua kõiki lehti, vaid ainult teavet viimase töökoha kohta.
Kust saada töötule koopiat?
Kui kodanik on ajutiselt töötuna, saab ta saada tööraamatu koopia välispassi või muuks otstarbeks kahel viisil:
- Võtke ühendust notariga
Sertifitseerimiseks peate esitama originaal- ja üldpassi. Notar kontrollib dokumente ja teeb koopia. See ei võta rohkem kui pool tundi. Teenuse keskmine maksumus on umbes 500 rubla.
- Minge Tööhõivekeskusesse
Kui spetsialist on tööhõivetalituses registreeritud, on tal õigus ilmuda ametiasutuse töötajate ette oma tööalase staatuse tõendamiseks. Dokumendilehtedest tuleb esmalt ise koopiad teha. Teenust osutatakse tasuta.
Kui koopiat vajav naine on rasedus- ja sünnituspuhkusel, peab ta võtma ühendust tööandja personaliosakonnaga. Kord ei erine tavapärasest: koostatakse avaldus, mille alusel volitatud töötajad koostavad kolme päeva jooksul nõutud dokumendi.
Tööseadustiku koopia ja muude isikuandmete nõudmisel saamine on töötaja võõrandamatu õigus, mis on sätestatud Art. 89 Vene Föderatsiooni töökoodeks. Nõutav dokument pakutakse lühikese aja jooksul tasuta. Koopia koostamisest keeldumine tööandja poolt on töötaja õiguste jäme rikkumine, mille peale saab edasi kaevata tööinspektsiooni.
Tööraamat kajastab kogu teavet inimese töökoha kohta, samuti tema varasemat töökogemust. Seetõttu on selline dokument sageli vajalik esitlemiseks erinevates avalikes ja eraasutustes. See peab aga tööandja juures alles jääma ja originaali saab väljastada vaid erandjuhtudel.
Kõigil muudel juhtudel on tööandja kohustatud väljastama raamatu koopia, mis on kinnitatud ettenähtud korras. Olen ettevõtja ja seetõttu pean sageli selliseid dokumente väljastama. Seetõttu räägin selles artiklis teile, milline peaks praegusel aastal välja nägema kinnitatud koopia.
Iga tööandja peaks teadma, et tema töötajate üle arvestust peab pidama tema. Ja ta kannab nende eest täielikku vastutust. Raamatute väljastamine töötajatele on rangelt reguleeritud tööseadusandlusega, nimelt artikliga 62. Seal on kirjas, et originaali on lubatud esitada ainult siis, kui see on vajalik sotsiaalkindlustusele esitada. Ja sotsiaalkindlustusest selle saanud töötaja on kohustatud selle tööandjale tagastama hiljemalt 3 päeva jooksul. Kõigil muudel juhtudel tuleb väljastada raamatu koopia või väljavõte.
Originaali kadumise korral on tööandja kohustatud väljastama duplikaadi, mis sisaldab kõiki raamatus märgitud andmeid. Siiski ei ole alati lihtne teistelt tööandjatelt dokumente taastada, kuna nõutakse dokumentaalseid tõendeid nende olemasolu kohta. Selliste tõendite puudumisel saab tööandja sisestada ainult tema käsutuses oleva teabe ja tööaastate koguarvu.
Raamatu säilitamise reeglite täitmata jätmise eest võidakse tööandjale ja organisatsioonile määrata rahatrahv. Ametniku jaoks ei ületa see 5 tuhat rubla ja organisatsiooni jaoks 30-50 tuhat rubla.
Seetõttu tuleks selle vastutuse vältimiseks dokumente hoida arhiivi korras seifis.
Sertifitseerimisprotseduur
Koopiate loomisel tuleb alustada raamatu esimesest leheküljest, mis sisaldab põhiteavet selle omaniku kohta. Seejärel kopeeritakse kõik kirjetega lehed. Viimane peaks olema leht selle tööandja kirjega. Järgmisena peate kinnitama spetsiaalselt selleks ettenähtud viisil tehtud koopiad. Seal on 2 peamist valikut:
- Sertifitseerida saate iga lehe eraldi.
- Saate klammerdada kõik koopiad, nummerdades need esmalt. Ja kinnitage köidetud dokument.
Mugavam on kasutada teist meetodit, kuna sel juhul peate sertifikaadi panema ainult ühte kohta. Kui kasutate esimest meetodit, peab iga tehtud koopia olema sertifitseeritud.
Sertifitseerimisprotseduur on järgmine:
- Kirjutame "Õige" või "Koopia on õige". Mõlemat ravimvormi saab kasutada oma äranägemise järgi.
- Märgime teie ametikoha, täisnime ja allkirja. Kõigil töötajatel ei ole õigust sertifitseerimisele, seega peaksid seda tegema ainult volitatud inimesed.
- Paneme organisatsiooni pitseri, kui ettevõte seda kasutab. Juhtudel, kui tööandjal pole pitserit, peate selle fraasi kirjutama "Usu ilma pitsata".
- Täpsustage kuupäev.
See kanne tuleb teha igale lehele ja lehe igale pöördele, kui tegite koopia mõlemalt poolt. Samamoodi täidetakse ka köidetud koopiad üheks dokumendiks. Kuid lisaks sellele peate märkima ka selle dokumendi lehekülgede koguarvu. Iga koopiat sisaldav leht on nummerdatud.
Ühele lehele on vaja teha märge, et inimene töötab ka täna. Tavaliselt tehakse see pealdis kohta, kus tehti raamatu viimase sissekande koopia. Kui kõik koopiad on köidetud üheks dokumendiks, tehakse selline märge samale lehele, kus sertifitseerimine toimub.
Koopiate tegemise ja nende kinnitamise õigus on järgmistel isikutel:
- organisatsiooni juht;
- personaliosakonna töötaja;
- ettevõtja ise;
- raamatupidaja.
Teised isikud ei saa oma asukohta ja allkirja näidata. Vastasel juhul loetakse dokument kehtetuks.
Uued reeglid
See sertifitseerimismenetlus kehtis 1. juulini. Nüüd aga on uued reeglid, mida peab järgima iga tööandja. Lisaks kõikidele ülaltoodud nõuetele kehtestati uus kohustuslik pealdis, ilma milleta loetakse eksemplar samuti kehtetuks. See pealdis peab sisaldama teavet originaalraamatu hoiukoha kohta.
See võib viidata lihtsalt personaliosakonna, raamatupidamisosakonna seifile või töötaja isikliku toimiku numbrile, kus kõik tema dokumendid on salvestatud. Selline allkiri tehakse ühte kohta, samasse kohta, kus on märgitud, et isik on praeguse hetkeni tööl.
Levinud vead
Kõik selle eest vastutavad töötajad peavad teadma koopiate tõestamise korda. Kuid samal ajal on iga töötaja kohustatud kontrollima talle väljastatud dokumendi õigsust. Sest just tema peab mitu korda minema organisatsiooni, kus seda koopiat nõutakse, kui see pole õigesti kinnitatud. Sertifitseeritud koopiat kontrollides pöörake tähelepanu järgmistele levinud vigadele:
- Kõigil lehtedel ei ole atesteeritava allkirja. See olukord kehtib ainult nendel juhtudel, kui koopiaid ei liideta üheks dokumendiks.
- Mitte igal pool pole templit "Koopia on õige". Mõnikord on töötajal kiire ja tembeldab väga kiiresti. Seetõttu on oht, et tal jääb üks-kaks lehekülge vahele. See viga kehtib ka välguta koopiate puhul.
- Koopiad kinnitanud töötajal ei ole volitusi. Pöörake tähelepanu sellele, kes teie ettevõttes täpselt vastutab dokumentide tõendamise eest.
- Puudub silt, mis näitab, et töötaja jätkab tööd. See on väga oluline silt, ilma milleta pole selge, mis hetkeni inimene töötas.
- Uut nõuet originaalraamatu säilitamise kohta teabe kohta ei ole. Nüüd ilma selle pealdiseta raamatu eksemplari vastu ei võeta.
- Ettevõtte pitsat kleebitakse valgele paberilehele koopiat ennast puudutamata. Tempel peab puudutama vähemalt osa tehtud koopiast.
Teades peamisi nüansse ja levinud vigu, peate väljastatud dokumenti hoolikalt kontrollima. Samuti peaks töötaja ise pöörama tähelepanu sellele, kuidas koopia on kinnitatud ja kas kõik raamatu lehed on valguskoopiad. Selle kohta saate lisateavet esitatud videost.
Vaja koopiat
On palju olukordi, mil seda dokumenti nõutakse. Pidage meeles, et kui olete ametlikult tööl, pole kellelgi õigust teilt originaalraamatut nõuda, välja arvatud sotsiaalkindlustus. Igal juhul võite esitada ainult kinnitatud koopia. Suurettevõtetes selle saamiseks peate tavaliselt kirjutama kirjaliku avalduse. Väiksemates organisatsioonides saab esitada suulise taotluse. Koopia tuleb teile anda 3 päeva jooksul.
Koopia võib olla vajalik:
- krediidiasutuse poole pöördumisel;
- lisatöö taotlemisel;
- toetuste ja toetuste taotlemisel;
- teise riiki reisimiseks viisa saamisel.
Samuti võib selline koopia olla kasulik mitmesugustes muudes olukordades. Esitatud dokumendi põhjal saate isiku kohta teada järgmise teabe:
- Tema kogu tööstaaž. Olenevalt tööaastate arvust saab määrata, kui kogenud ja tööga harjunud inimene on.
- Töökohtade arv. Kui töötaja vahetab sageli ametikohti ja organisatsiooni, näitab see, et ta ei ole alaline. Tavaliselt mõjub see info halvasti tööle kandideerides või laenu väljastades.
- Hoitud ametikohad. See teave võib viidata nii inimese teatud sissetulekutasemele kui ka tema professionaalsusele. Kui inimene on karjääriredelil ülespoole roninud, äratab ta pangas rohkem usaldust.
- Vallandamise põhjused. Igal juhul, kui inimene vahetab töökohta, märgitakse põhjus, miks ta lahkus. On olukordi, kus see juhtub mitte töötaja soovil, vaid tema hooletu suhtumise tõttu töösse. Selline rekord ei too töötajale kasu.
Inimese töötegevust analüüsides saate hõlpsasti tema elust pildi. Alaliselt vastutavad inimesed vahetavad töökohta tavaliselt harva. Ja end töötajana otsivad inimesed ei püsi enamasti töökollektiivis kaua.
