اغلب اوقات شرایطی ایجاد می شود که لازم است کتاب کار ارائه شود. این می تواند وام از بانک یا یارانه های مختلف از مراجع مربوطه باشد. اما طبق مفاد قانون کار فدراسیون روسیه، کارفرما تا زمانی که کارمند اخراج نشود، حق صدور دفترچه اصلی کار را برای کارمند ندارد. لذا رونوشت یا گزیده ای از دفترچه کار جهت ارائه در محل درخواست تهیه می گردد.
برای به دست آوردن یک کپی یا استخراج، باید درخواستی را خطاب به رئیس شرکت و در صورت وجود بخش پرسنل به رئیس او ارسال کنید. این عمل در سازمان های بزرگ با تعداد کارمند زیاد وجود دارد. برای یک کارمند یک ساختار کوچک، کافی است خود را به یک پیام شفاهی در مورد نیاز به دریافت یک کپی از کتاب کار محدود کند. طبق بند 7 دولت فدراسیون روسیه شماره 225 مورخ 16 آوریل 2003، مقامات مربوطه چنین سندی را حداکثر تا 3 روز از تاریخ ارائه درخواست صادر می کنند.آن را با ما بررسی کنید.
یک کپی کامل از سوابق کاری همیشه مورد نیاز نیست. اغلب ارائه اطلاعات مربوط به دوره های فردی که در تجربه کاری گنجانده شده است کافی است. سپس کارمند منابع انسانی فقط از صفحه اول حاوی اطلاعات شخصی و صفحات مربوط به دوره مورد نیاز کپی می کند. نیازی به کپی با استفاده از دستگاه فتوکپی نیست. می توانید متنی مشابه را در رایانه خود تایپ کنید. این روش در صورتی ارجحیت دارد که مدخل های کتاب با خط ناخوانا باشد یا نتوان فتوکپی با کیفیت بالا تهیه کرد.
در وب سایت ما.
تعداد محدودی از کارمندان حق دارند نسخه هایی از سوابق کاری را تأیید کنند. این معمولاً رئیس شرکت یا رئیس بخش پرسنل است. در شرکت های کوچک، اگر بخش منابع انسانی وجود نداشته باشد، سند می تواند توسط حسابدار ارشد تایید شود. اگر یک کپی از دفترچه کار توسط مستمری بگیر یا شخصی که در حال حاضر کار نمی کند نیاز است، می توانید با واحد پرسنل آخرین محل کار خود تماس بگیرید که متخصصان آن موظف هستند سند را به روش مناسب تهیه کنند.
هنگام تهیه نسخه تکراری یا استخراج از کتاب کار باید بسیار مراقب باشید، زیرا ممکن است کپی نادرست تایید شده نامعتبر تلقی شود.
یک عصاره تایید شده از دفترچه سوابق کار ممکن است در شرایط مختلف مورد نیاز باشد.
بیایید نحوه تأیید صحیح یک کپی از یک سند را بررسی کنیم تا بعداً مجبور نشوید دوباره با بخش منابع انسانی تماس بگیرید، و همچنین خواهیم فهمید که چه جزئیات و مهرهایی باید به سند استخدامی الصاق شود.
از کجا و چگونه می توان یک کپی (عصاره) از دفترچه سوابق کاری با تأیید آن - دستورالعمل دریافت کرد
کتاب کار یک سند قانونی مهم است. در حالی که یک شهروند کار می کند، باید کار کند از یک متخصص منابع انسانی یا مدیر مستقیم سازمان.
اگر شهروند در کارکنان سازمان نباشد یا شاغل نباشد، سند می تواند و باید در دست باشد.
روشهای صدور گواهی مستقیماً به محل ذخیره کتاب بستگی دارد:
- در حالت اول، سند توسط کارفرما یا رئیس بخش پرسنل تأیید می شود.
- تحت شرط دوم، تصدیق در دفتر اسناد رسمی انجام می شود.
به عنوان یک قاعده کلی، اگر از تضمین رد شدید، تقاضا کنید توضیح نوشته شده، جایی که دلیل امتناع نوشته می شود.
به طور کلی در عمل اتفاقی که می افتد این است که از یک شهروند امتناع نمی شود و بدون هیچ مشکلی یک نسخه از کتاب صادر می شود - و سپس گواهی می شود.
ثبت عصاره سند در چند مرحله انجام می شود:
- ارتباط شخصی با سازمان. در دفتر اسناد رسمی کافی است درخواست خود را به صورت شفاهی اعلام کنید، اما هنگام تماس با بخش پرسنل یا سرپرست فوری خود، باید اظهارنامه بنویسید. این نیاز به ویژه اغلب توسط شرکت های بزرگ با تعداد کمی کارمند ایجاد می شود.
- تعیین صفحاتی که نیاز به تایید دارند. تأیید ممکن است از کل سند لازم نباشد، بلکه فقط از چند صفحه لازم است. ارزش بررسی دوره های تجربه کاری برای تأیید را دارد. معمولاً متخصص یک کپی از برگه اول تهیه می کند که حاوی اطلاعات هویتی شهروند و برگه های اضافی کتاب است.
- در انتظار و دریافت یک کپی تایید شده. هنگام درخواست کتبی، 3 روز کاری حساب کنید. پس از این زمان است که می توانید یک نسخه تأیید شده از سند را از یک مقام رسمی دریافت کنید (بند 7 فرمان شماره 225 دولت فدراسیون روسیه مصوب 16 آوریل 2003).
فراموش نکنید که با سردفتر بحث کنید که چقدر طول می کشد تا سند آماده شود. شاید از گزیده ای از کتاب مطمئن شوید در روز درخواست
تأیید یک کپی از دفترچه کار یا عصاره ای از آن به کارمند برای ارائه وام از بانک - چه چیزی را باید به خاطر بسپارید؟
بیشتر اوقات، کتاب کار برای دریافت آن در آینده تأیید می شود. وام مصرفیدر یک سازمان بانکی
البته سیستم های “دو سند” برای اخذ وام وجود دارد که نیازی به تایید این سند نیست.
اما معمولا شرایط وام برای آن دسته از شهروندانی که شاغل هستند و می توانند اشتغال خود را تایید کنند بهتر است.
سند باید تایید شده باشد کارفرما یا مدیر منابع انسانی، اگر یک روسی در یک شرکت کار می کند، یا دفتر اسناد رسمی.
برای دریافت عصاره تایید شده، یک شهروند باید تماس بگیرد درخواست تجدید نظر کتبی شخصی، که باید هدف تضمین را نشان دهد.
شما می توانید به سادگی بنویسید "برای ارائه به بانک."
هنگام تأیید یک کپی از یک سند، متخصص باید ویژگی های طراحی زیر را در نظر بگیرد:
- از تمام صفحات سند کپی کنید. شاید شما در حال حاضر موقعیت یک کارگر معمولی را داشته باشید، اما قبلا در سمت های مدیریتی/اداری کار کرده اید. این ممکن است بر ارائه اعتبار تأثیر بگذارد.
- ارزش آن را دارد که یک نسخه در اندازه یک کتاب واقعی و واقعی تهیه کنید. بزرگنمایی نکنید
- اگر اسکن انجام داده اید، چاپ عکس توصیه نمی شود، زیرا ممکن است اندازه آن تغییر کند.
- تمام مشخصات باید نشان داده شده، مهر و امضا شود.
- عصاره نیز نشان دهنده شغل متقاضی است. کافی است بنویسید “در حال حاضر مشغول به کار/در حال حاضر در موقعیت...”.
لطفا توجه داشته باشید این بیانیه فقط برای 1 ماه اعتبار دارد. اگر به طور ناگهانی کارمند در این مدت استعفا داد و شغل جدیدی پیدا کرد، کپی نامعتبر خواهد بود.
در اینجا یک مثال است:شهروند زانکوف برای دریافت وام به بانک مراجعه کرد. او باید مدارکی را ارائه می داد: یک گذرنامه، یک کپی از دفترچه کار، یک گواهی از محل کار در مورد میزان دستمزد.
یک هفته بعد زانکوف پس از تهیه کپی تایید شده و ارائه مدارک به سازمان بانکی استعفا داد. ثبت مربوطه در دفتر کار انجام شد و سند تحویل داده شد.
در زمان مقرر، زانکوف برای مشاوره با کارمند بانک برنامه ریزی شد. زانکوف پس از ورود به بانک، اسناد اصلی را برای آشتی ارائه کرد. معلوم شد که عصاره گواهی شده دفترچه کار اکنون نامعتبر است.
شهروند باید برای تأیید مجدد سند از خدمات دفتر اسناد رسمی استفاده کند.
نحوه تصدیق صحیح کپی یا عصاره کتاب کار - جزئیات اجباری، امضا و مهر
لطفاً به یاد داشته باشید که کپی های تایید شده همیشه پذیرفته نمی شوند. این اتفاق می افتد که یک متخصص منابع انسانی مهری را در جای اشتباه قرار می دهد و شهروند به همین دلیل امتناع می کند.
برای جلوگیری از موقعیت های شرم آور و اجتناب از نیاز به تکرار مجدد اسناد، عصاره باید به درستی تایید شود.
لطفاً نسخه دریافتی را با دقت بررسی کنید. این باید حاوی اطلاعات زیر در انتهای سند باشد:
- شماره رکورد.
- پیشنهاد: "تا الان کار می کند."
- سمت تخصصی.
- حروف اول رسمی.
- تاریخ صدور گواهینامه
مهم:باید مهر موسسه یا شرکتی که در آن کار می کنید وجود داشته باشد.
همچنین روی کپی هر اسپرد، زیر آن، روی برگه باید وجود داشته باشد:
- کلماتی که بدون گیومه نوشته می شوند عبارتند از "کپی صحیح است".
- حروف اول متخصص مشخص شده است.
- موقعیت شخصی که سند را تأیید می کند وارد می شود.
- امضا شده توسط متخصص منابع انسانی.
- تاریخ.
رایج ترین خطاها مربوط به چاپ نادرست است. او باید در مکان مشخص شده قرار گیرد.
به عنوان مثال، مانند اینجا:
طرح کلی برای صدور گواهینامه سابقه کار به شرح زیر است:
لطفا در هنگام ثبت نام این نکته را رعایت کنید.
لطفا توجه داشته باشید که:
- به نظر می رسید که مهرها یک کپی را که روی یک برگه A4 قرار دارد ضبط می کردند.
- در هر صفحه تمبر گذاشته شد.
- کتیبه های گواهی در پایین، در هر صفحه که یک کپی وجود دارد، قرار دارد.
در اینجا چند نمونه از یک بیانیه به درستی تایید شده است:
و در اینجا نمونه ای از گواهی صحیح فقط اولین برگه کار است:
مدت اعتبار نسخه گواهی شده دفترچه کار - هزینه یک نسخه از سابقه کار تایید شده توسط دفتر اسناد رسمی چقدر است؟
یک نسخه به درستی اجرا شده از نظر قانونی معتبر خواهد بود ظرف 1 ماه -البته در صورتی که در این مدت هیچ اصلاحی در سند انجام نشده باشد.
ارتباط بلافاصله پس از ظاهر شدن ورودی های جدید در سند از بین می رود، به عنوان مثال، به دلیل اخراج / کاهش نیرو / استخدام.
هزینه این خدمات در دفاتر اسناد رسمی بسته به منطقه و شهری که در آن زندگی می کنید متفاوت است. هیچ کس قیمت های یکسانی تعیین نمی کند.
- مثلا در سن پترزبورگثبت یک عصاره برای شما 100-300 روبل در هر صفحه هزینه خواهد داشت.
- در مسکومی توانید کل سند را با 200 روبل تکمیل کنید.
با یک دفتر اسناد رسمی تماس بگیرید و بدانید که هزینه های شما چقدر است و آیا یک متخصص متعهد به تهیه نسخه می شود یا خیر.
الزامات نظارتی جدید برای ایجاد اسناد رسمی، از جمله اسناد کار، نیاز به ارائه اطلاعات قابل درک برای اکثر افراد در منابع باز را دیکته می کند. علیرغم این واقعیت که کسی از قبل شروع به کسب درآمد کرده است سال های اول، و شخصی کار خود را در بزرگسالی شروع می کند ، تمام حقایق شغلی از همان اولین محل رسمی کار در کتاب کار منعکس می شود. بنابراین نباید برای کسب اطلاعات لازم در مورد آن مشکل ایجاد کرد فعالیت حرفه ای، که گاهی اوقات به هیچ وجه غیر از تأیید دفترچه کار قابل تأیید نیست.
مردم در طول زندگی خود اغلب احساس می کنند که نیاز به تایید مدت خدمت یا سایر داده های مربوط به ماهیت کار خود دارند. هم یک فرد شاغل و هم یک فرد بیکار ممکن است به یک کپی از مجوز کار نیاز داشته باشد. این مشخص می کند که برای گرفتن فتوکپی از سند با چه کسی تماس بگیرید.
تایید سوابق کار شهروند شاغل از اختیارات کارفرما می باشد. به عنوان یک قاعده، ساختار سازمان های متوسط و بزرگ شامل یک بخش پرسنل یا بخش کار است که کارکنان آن مسئول کلیه عملیات با اسناد پرسنلی هستند.
در صورتی که شرکت کوچک بوده و پرسنل دارای افسر پرسنل نباشد مسئولیت نگهداری و نگهداری دفترچه های کار و صدور رونوشت مصدق آن به سفارش به عهده:
- سر حسابدار؛
- دستیار مدیر
اگر سند مستقیماً توسط رئیس سازمان امضا شود اشتباه نخواهد بود. اگر شخصیتوسط یک کارآفرین انفرادی استخدام می شود، پس معمولاً خود کارآفرین سابقه ای را ثبت می کند که صحت اطلاعات مربوط به مسیر کاری خود را ثابت می کند.
یک نسخه از دفترچه کار تهیه می شود و باید ظرف 3 روز کاری از تاریخ درخواست آن ارائه شود. فقط یک فرد مسئول که به اطلاعات شخصی دسترسی دارد می تواند مطابقت یک نسخه از کتاب کار را با اصل تایید کرده و آن را صادر کند.
درخواست هزینه برای تکمیل این سند غیرقانونی است. این را هم کارگر و هم مسئول باید در نظر داشته باشد. و آنچه مهم است، هرکسی که ابراز تمایل می کند نمی تواند اطلاعاتی در مورد فعالیت های کاری شخص دیگری کسب کند.
دسترسی آزادانه به داده های شخصی امکان پذیر نیست، بنابراین یک سند رسمی حاوی چنین اطلاعاتی فقط برای شخصی که مربوط به آن است و پس از درخواست صادر می شود. اما استثناهایی هم وجود دارد. درخواست رسمی از ارگان های مختلف دولتی مبنای صدور و همچنین وجود وکالت نامه برای دریافت آن توسط شخص می باشد.
در مورد اجرای کتبی درخواست، این امر توسط ماده 62 قانون کار تنظیم می شود. با این حال، در کارآفرینان فردی و در بسیاری از شرکت‌های بزرگتر، این الزام برآورده نمی‌شود تا بوروکراسی ایجاد نشود. عدم رعایت قانون به این دلیل است که نکته اصلی این است که رضایت کارمند را فراموش نکنید و در نتیجه حقوق زیردستان را نقض نکنید.
برخی از سازمان ها درخواست های صدور گواهینامه کتاب را به هر شکلی می پذیرند، در حالی که برخی دیگر فرم ویژه ای را برای پر کردن ارائه می دهند.
توجه به این نکته ضروری است:
- اطلاعات در مورد مخاطب (به عنوان مثال، مدیر کل یا رئیس بخش پرسنل).
- اطلاعات مربوط به متقاضی (نام کامل و موقعیت شغلی).
- اصل خود درخواست.
- تاریخ نگارش.
- امضا.
شما اغلب می توانید الزامی برای بیان هدف از این ماده بشنوید که به خودی خود غیرقانونی است. اگر کارمندی قصد ندارد جزئیات دریافت یک نسخه از گزارش کار خود را به همه بگوید، نمی تواند از صدور آن امتناع کند.
پس از پذیرش درخواست، کارمند باید منتظر زمان تعیین شده برای تکمیل سند درخواستی باشد.
وقتی صحبت از یک شهروند بیکار می شود، روش صدور کپی دفترچه کار به طور قابل توجهی متفاوت است. لازم به تاکید است که اصل آن نزد خود شخص است و تماس با کارفرمای سابق برای کپی دفترچه کاری منطقی نیست.
در آخرین محل استخدام تنها مدتی را که متقاضی در این سازمان مشغول به کار بوده با صدور گواهینامه مربوطه حق دارند گواهی نمایند. در این صورت دفاتر اسناد رسمی حق دارند رونوشت اسناد را تصدیق کنند. آنها گواهی می‌دهند که برگه‌های کپی شده با اصل کتاب کار مطابقت دارد و ثبت‌های لازم را انجام می‌دهند تا به نسخه قدرت قانونی بدهد. در عین حال، دفتر اسناد رسمی فقط واقعیت هویت را تأیید می کند؛ مسئولیت سردفتر شامل بررسی صحت اطلاعات مندرج در سوابق کاری نیست.
برای محضر اطلاعات مربوط به سابقه کار خود، باید گذرنامه و دفترچه کار و همچنین کلیه برگه های کار فتوکپی شده را به این دفتر (هر کدام به صلاحدید خود) ارائه دهید. گذرنامه برای مقایسه داده های صاحب سابقه کار و شخص درخواست کننده گواهی ضروری است، زیرا هیچ کس حفاظت از داده های شخصی را لغو نکرده است.
این اتفاق می افتد که دفاتر اسناد رسمی نسخه هایی را که با دست خود ساخته شده اند به دلیل کیفیت پایین یا قالب بندی نادرست آن ها (مثلاً زمانی که نسخه از هر دو طرف ساخته شده است) قبول نمی کنند. همچنین، در صورت وجود اصلاحات، پاک کردن و غیره، ممکن است به طور کلی گواهی سند مشخص شده رد شود. معمولا کل مراحل کمی زمان می برد و شهروند در آن روز سند مورد نظر خود را تحویل می گیرد.
تفاوت اصلی بین کپی محضری با نسخه ای که کارفرما تهیه می کند مدت اعتبار است. بنابراین، زمانی که از دفتر اسناد رسمی دریافت می شود، یک کپی از دفتر کار تا زمانی که درج های جدید در سند اصلی انجام شود معتبر است. کپی تهیه شده در محل کار باید ظرف یک ماه ارسال شود، اگرچه این مدت ممکن است کوتاهتر باشد، زیرا خود بانک ها تعیین می کنند که چه مدت چنین سندی معتبر تلقی می شود. یکی دیگر از ویژگی های متمایز ماهیت پرداختی خدمات اسناد رسمی است. مبلغی که باید پرداخت شود از عوارض دولتی و لیست قیمت تشکیل می شود.
در طول فعالیت حرفه ای خود، یک کارمند پرسنل بارها کپی هایی از اسناد پرسنل را تأیید می کند که شامل یک کپی از دفترچه کار است. از این گذشته ، در سازمان است که اصل سوابق کاری آنها در کل دوره کار کارکنان نگهداری می شود. بنابراین، متخصصان همیشه علاقه مند به کلیه تغییرات مربوط به قوانین تهیه نسخه های درخواستی هستند. و اکنون این سؤال که چگونه می توان یک نسخه از دفترچه کار را مطابق قوانین جدید قابل اجرا از 1 ژوئیه 2019 تأیید کرد، مطرح می شود.
برای اینکه سند به درستی اجرا شود، لازم است از استاندارد تعیین شده، یعنی GOST R 7.0.97-2016 پیروی کنید. بر اساس آن، تمام صفحات کتاب کار، از صفحه عنوان شروع و به صفحه با آخرین مدخل در مورد اثر ختم می شود، با استفاده از تجهیزات اداری در برگه های A4 کپی می شود. علاوه بر این، جایز است که دو صفحه از کتاب کار را در یک ورق قرار دهند، اما نه در دو طرف.
صدور گواهینامه به دو صورت انجام می شود: 
- هر برگه جداست
- کل سند
در حالت اول، ورق ها با وسایل موجود (به عنوان مثال، یک منگنه لوازم التحریر) بسته می شوند و در هر صفحه یک نوشته نهایی "درست است" یا "کپی درست است" ساخته می شود که در زیر آن موقعیت شخص مجاز مشخص شده است. امضای او همراه با رونوشت و تاریخ تقویم الصاق می شود.
این علامت باید طوری قرار گیرد که هم بخشی از سند کپی شده و هم یک قطعه خالی از برگه را بگیرد. در صورت وجود مهر ( پرسنلی یا رسمی ) باید به همان صورت بدون تاثیری بر امضای گواهی کننده الصاق شود.
آخرین برگه مربوط به کار ویژگی های خاص خود را دارد. در این اطمینان است که تفاوت بین قانون هنجاری جدید تصویب شده با قانون قبلی نهفته است. نحوه تأیید صحیح یک صفحه از یک کتاب کار که در آن ورودی "در حال حاضر کار می کند" وجود دارد، باید با در نظر گرفتن مقررات اخیراً تصویب شده آن را بفهمید.
به طور معمول، این عبارت زمانی استفاده می شود که یک سند به سازمان های خارجی ارائه می شود، به این معنی که، با توجه به نوآوری ها، یک کپی از سند کار باید دارای یک ویژگی اضافی باشد. اما همه چیز مرتب است.
بعد از آخرین ورودی در مورد کار (پذیرایی یا مثلاً انتقال بود) در زیر شماره سریال بعدی عبارت "به کار خود ادامه می دهد تا زمان حال" نوشته شده است که توسط کارمند مسئول و مهر تایید شده است. .
این عبارت در نظر گرفته شده است که علاوه بر این واقعیت اشتغال فعلی را نشان دهد، اگرچه فقدان سابقه اخراج قبلاً این را نشان می دهد. بنابراین نبود آن دلیل بر بطلان سند نیست.
ثبت محل نگهداری کتاب کار اصلی در صفحه آخر الزامی است. به عنوان مثال، می توانیم کتیبه مشابهی ارائه دهیم: "اصل در بخش پرسنل Yastreb LLC در پرونده شخصی شماره 7 ذخیره می شود." قبلاً هنگام ارائه یک نسخه به اشخاص ثالث چنین الزامی وجود نداشت. الزامات شدیدی برای ذخیره اسناد گزارش دهی دقیق، که شامل یک کتاب کار است، تحمیل می شود. کتاب ها باید در گاوصندوق ها قرار گیرند و در اختیار افراد مسئول باشند.
تأیید یک کپی چند صفحه ای طبق همان اصل انجام می شود، یعنی علائم مشابه الصاق می شود. تنها تفاوت در نحوه چسباندن با دوخت ورق ها در امتداد لبه، نیاز به شماره گذاری آنها و تأیید فقط یک برگ (کامل با متن یا فقط یک برگه جداگانه) با سمت معکوس، در جایی که علاوه بر موارد ذکر شده علامت تصدیق و محل نگهداری اولین نسخه سند، باید نوشته باشد: «مجموعاً برگه های شماره دار، توری، مهر و موم شده _____».
کپی اسناد حجیم اغلب نه تنها توسط منابع انسانی، بلکه توسط سایر بخش ها، به عنوان مثال، حسابداری تهیه می شود. این امر مستلزم استفاده از مهر خاصی است که به طور خاص برای تسهیل در تهیه چنین اسنادی در صورت درخواست سفارش داده می شود.
دلایل زیادی وجود دارد که چرا یک شهروند شاغل باید یک کپی از سند کار خود را تهیه کند. در زیر برخی از آنها آورده شده است:
- درخواست یک کپی از مجوز کار ممکن است از طرف یک مستمری بگیر آینده باشد که در حال جمع آوری اسناد برای صندوق بازنشستگی برای تعیین مستمری، به عنوان مثال، بر اساس خدمات ترجیحی است.
- با ارسال این سند به سازمان های حمایت اجتماعی می توان پرداخت ها و مزایای اجتماعی مانند کمک هزینه کودک و یارانه آب و برق را دریافت کرد.
- برای تبدیل شدن به مادر یا پدر فرزندی که توسط والدین بیولوژیکی رها شده است، باید دوباره یک نسخه از دفترچه کار خود را ارائه دهید، اما این بار به مقامات سرپرستی.
این مصادیق مبتنی بر امکان احقاق حقوق اجتماعی است، اما این موضوع دامنه درخواست‌های شهروندان را محدود نمی‌کند.
جهت گیری اقتصادی مطالبات برای صدور فتوکپی کتاب سابقه کار نیز رایج است. از این گذشته ، اکنون تقریباً هیچ خانواده ای نمی تواند بدون وام گرفتن کار کند. و برای تایید مبلغ مورد نیاز، وام گیرنده بالقوه باید ثبات خود را در زندگی و توانایی پرداخت به موقع وام تایید کند. فقدان درآمد رسمی می تواند شانس دریافت وام را به صفر برساند.
از جمله ارگان های رسمی که کپی های تایید شده سوابق کاری را نیز می پذیرد، خدمات مهاجرت است. کارمندان برای دریافت گذرنامه خارجی، علیرغم فقدان ضرورت و دلایل قانونی، همچنان از اتباع سند مورد نظر را مطالبه می کنند. همچنین ممکن است در دادگاه هنگام بررسی اختلافات کاری و سایر گیرندگان مورد نیاز باشد.
هنگامی که به دنبال شغل جدید هستید، کارفرمای جدید اغلب به تجربه کاری قبلی متقاضی علاقه مند است. نمایش یک نسخه از اثر در این مورد بسیار مناسب خواهد بود. بدیهی است که سرپرست فوری سمت‌های کاندید، دوره‌های استخدام، دفعات تغییر شغل، زمینه‌های اخراج و سایر نکات را مطالعه می‌کند.
با این حال، تجربه زندگی نشان می دهد که همیشه لازم نیست یک کپی از خود کتاب کار ارائه شود. در واقع، برای بسیاری، مفاهیم یک کپی از یک سابقه کار، یک عصاره از یک دفتر کار و نسخه تکراری آن معادل است. در این راستا، بخش منابع انسانی باید بفهمد که واقعاً چه چیزی از آنها خواسته می شود.
گاهی اوقات درخواست‌ها زمانی که حتی اگر یک کتاب کار اصلی وجود داشته باشد، شروع به درخواست نسخه‌ای از آن می‌کنند پوچ هستند. و این سند تنها در صورت از بین رفتن یا مفقود شدن اصل سند کار قابل صدور است. در مواقع دیگر، به دلیل عدم دانش مرتبط در اصطلاحات، یک متخصص مجبور می شود زمان قابل توجهی را صرف تهیه یک کپی از کل سند کند، در حالی که فقط با برگه های جداگانه امکان پذیر بود (عصاره ای از گزارش کار).
اگر قبلاً معرفی کتابهای الکترونیکی کار مانند یک رویداد دور به نظر می رسید ، اکنون چشم انداز انتقال سریع به نگهداری مجازی اسناد اولیه پرسنل بیش از حد واقعی است.
امروز کار روی یک لایحه مربوطه در حال انجام است. زمان ممکن برای انتقال به کار مجازی در حال حاضر با احتیاط اعلام شده است - 2020، در حالی که توجه عمومی را بر روی معرفی تدریجی یک سند دیجیتال متمرکز می کند. یک چیز واضح است - این روند اجتناب ناپذیر است. با این حال، هنوز هم از نظر قانونی و هم از نظر فنی کارهای زیادی باید انجام شود.
مزایای نگهداری کتاب کار به صورت الکترونیکی عبارتند از:
- حفاظت از داده های شخصی؛
- سرعت بالا در کسب اطلاعات؛
- بدون نیاز به ارائه اطلاعات در مورد فعالیت های کاری برای دریافت خدمات دولتی.
دلیل اصلی تغییر حامل کاغذی داده های کار به الکترونیکی، ناکارآمدی روش سنتی ثبت اطلاعات مربوط به کار است که با دشواری بازیابی چنین سندی در صورت گم شدن مشخص می شود و در نتیجه، محروم کردن شهروندان از پرداخت های مربوط به آنها.
با جمع بندی موارد فوق می توان گفت که کپی دفترچه کار یک نوع رایج از اسناد پرسنلی است که هدف آن چند وجهی است. اهمیت اجتماعی غیرقابل انکاری دارد، زیرا مبنایی است برای یک شهروند برای کسب مزایای خاص و دریافت خدمات مطلوب. بنابراین، داشتن دانش کافی و لازم برای مدیریت منابع انسانی با کیفیت بسیار مهم است.
همه اشتباه می کنند و هنگام ایجاد کپی از اسناد پرسنل، اشتباهات نیز ممکن است. و عواقب صدور گواهینامه نادرست وخیم است: یک کارگر یا کارمند مجبور است دوباره انبوهی از اسناد را برای پرداخت یا خدمات جمع آوری کند، زیرا در حالی که نسخه کتاب در حال انجام مجدد است، اعتبار اسناد باقیمانده منقضی می شود.
اتفاق می افتد که سند لازم به درستی و به موقع تنظیم شده اما در مهلت مقرر به نهاد مربوطه ارائه نشده است. سپس نماینده خدمات پرسنلی علیرغم به موقع بودن تهیه درخواست، موظف به تکرار همان اقدامات صدور گواهینامه می باشد. وقتی مردم نسخه‌های قدیمی از نسخه‌های کپی را می‌آورند خوب است. این باعث صرفه جویی در زمان در کپی کردن کتاب کار می شود و تنها چیزی که باقی می ماند کپی کردن علامت گواهی با یک تاریخ جدید است.
برای دریافت وام بانکی، گذرنامه خارجی، درخواست یارانه از سوی دولت و سایر اهداف، یک شهروند باید تجربه موجود خود را تأیید کند. برای اینکه به راحتی از عهده این کار برآیید، دانستن نحوه تأیید یک کپی از دفترچه کار مفید است. این روش به این واقعیت بستگی دارد که شهروند در حال حاضر شاغل است. اگر او به طور رسمی شاغل است، باید با افسران پرسنل شرکت کارفرما تماس بگیرید، اگر نه، با سند به دفتر اسناد رسمی بروید.
چرا ممکن است یک کارمند به یک سند تایید شده نیاز داشته باشد؟
چرا به یک کپی از کتاب کار (LC) نیاز دارید؟ از نظر حقوقی، این یک آنالوگ مطلق اصلی است که توسط شرکت استخدام کننده در کل دوره استخدام متخصص نگهداری می شود. یک کپی تایید شده می تواند به هر مرجعی که نیاز به تایید طول خدمت کارمند دارد ارائه شود.
اغلب، یک کپی برای اهداف زیر درخواست می شود:
- اخذ وام بانکی؛
- اخذ پاسپورت خارجی؛
- فرزندخواندگی؛
- ثبت یارانه از دولت؛
- ثبت نام مستمری سالمندی؛
- استخدام پاره وقت و غیره
کپی سند کار چقدر اعتبار دارد؟ المثنی دریافتی از شرکت استخدام کننده دارای اعتبار قانونی به مدت یک ماه می باشد. اگر شهروندی آن را در مدت معین به مرجع مربوطه ارائه نکند، باید یک نسخه جدید را درخواست کند. کوتاه "مدت ماندگاری" یک توضیح منطقی دارد: در عرض 30 روز، یک متخصص می تواند روابط خود را با کارفرمای فعلی قطع کند و شغل جدیدی پیدا کند.
مراحل تأیید یک سند توسط کارفرما
طبق مقررات قانون فعلی، دفترچه کار شهروندان شاغل باید در قسمت پرسنل شرکت کارفرما یا نزد مدیر شرکت نگهداری شود. برای تأیید طول خدمت به سازمان های شخص ثالث (به عنوان مثال، یک بانک)، کارمند باید یک کپی دریافت کند که اهمیت قانونی آن توسط یک مقام مجاز تأیید شده است.
نسخه ای از کتاب تایید شده توسط کارفرما چگونه تهیه می شود؟ روش شامل مراحل زیر است:
- کارمند درخواستی را برای نیاز به ارائه سند ارسال می کند. به نام رئیس بخش پرسنل و اگر چنین بخشی در ساختار شرکت وجود ندارد به نام رئیس شرکت نوشته می شود. تمرین نشان می دهد که شرکت های کوچک نیازی به درخواست کتبی ندارند، کافی است درخواست خود را به صورت شفاهی بیان کنید.
- یک کارمند مجاز از کد کار کارمند کپی می کند. اگر همه اطلاعات مورد نیاز نیست، اما اطلاعات برای یک دوره معین، صفحه اول حاوی نام متخصص و برگه های لازم کپی می شود. گزینه دیگر این است که داده ها را از سند در رایانه خود تایپ کرده و آن را چاپ کنید. اگر سند به صورت ناخوانا پر شده باشد و خواندن متن مشکل باشد، انتخاب می شود.
- یک کپی تایید شده از TC از پرینت تمام شده تهیه می شود. مهر "کپی صحیح است"، ویزای نماینده شرکت کارفرما، نام کامل و مهر وی صفحه به صفحه الصاق می شود. نهاد قانونی. چاپ نباید در ناحیه ای بدون متن قرار گیرد. در حالت ایده‌آل، باید هم اطلاعات مربوط به ارشدیت و هم امضا را داشته باشد.
نمایندگان شرکت کارفرما پس از دریافت درخواست از متخصص برای کپی گزارش کار، موظفند ظرف سه روز (مطابق مصوبه شماره 225 هیأت وزیران) درخواست وی را انجام دهند. در عمل، زمان مورد نیاز برای تهیه یک سند به چند ساعت کاهش می یابد: این روش به زمان زیادی نیاز ندارد. کارمند حق دارد توضیحاتی ارائه نکند و نگوید که چرا به سند نیاز دارد.
اگر نمایندگان منابع انسانی رونوشتی ارائه نکردند، درخواست امتناع کتبی کنید. مبنای شکایت از کارفرما به بازرسی کار خواهد بود.
چگونه صحت طرح را بررسی کنیم؟
پس از دریافت یک کپی در دستان خود، مطمئن شوید که درست ساخته شده است. برای این کار، نمونه را از قبل مطالعه کنید. به یاد داشته باشید: اگر مجری مرتکب اشتباه شود، مرجع دریافت کننده یک سند جدید و صحیح درخواست می کند.
لطفا به نکات زیر توجه کنید:
- چه کسی کپی را امضا کرد
رئیس بخش پرسنل، مدیر شرکت و حسابدار ارشد شرکت حق دارند چنین اسنادی را تأیید کنند.
- آیا قوانین طراحی رعایت می شود؟
دو راه برای تایید کپی وجود دارد. اول مهر و موم و تصدیق آن با مهر و امضای مدیران به صورت صفحه به صفحه است.
گزینه دوم این است که ورقه ها را شماره گذاری کرده و توری کنید، نخ را به آخرین مورد بیاورید و با فرمی بچسبانید که تعداد صفحات آن مشخص شود. فرم دارای ویزای کارمند مجاز و مهر شخص حقوقی است.
- آیا یادداشت های لازم موجود است؟
کپی باید شامل مجموعه داده های زیر باشد:
- سمت، نام خانوادگی، نام امضا کننده؛
- تاریخ آماده سازی که از آن زمان مدت اعتبار ماهانه کپی کتاب کار محاسبه می شود.
- امضای یکی از مقامات شرکت کارفرما؛
- موقعیت در شرکت توسط یک متخصص؛
- با علامت "در حال حاضر فعال".
ارتباط نسخه فعلی قانون کار به محض اینکه ورودی های جدید در سند پرسنل کارمند ظاهر می شود، به عنوان مثال، در مورد انتقال به موقعیت دیگری یا تغییر محل کار، از بین می رود.
اگر یک شهروند یک نسخه از قانون کار را برای یک بانک درخواست کرده باشد، قوانین صدور گواهینامه بدون تغییر باقی می ماند، اما بهتر است از قبل یک نمونه از یک موسسه اعتباری درخواست کنید: تفاوت های ظریف امکان پذیر است. به عنوان مثال، برخی از موسسات مالی درخواست می کنند که محل اصلی را در نسخه تکراری نشان دهند، برخی دیگر به همه صفحات نیاز ندارند، بلکه فقط به اطلاعات مربوط به آخرین محل کار نیاز دارند.
از کجا می توانم یک کپی برای یک فرد بیکار تهیه کنم؟
اگر یک شهروند به طور موقت در وضعیت بیکاری باشد، می تواند یک کپی از دفترچه کار برای گذرنامه خارجی یا اهداف دیگر را به دو طریق دریافت کند:
- با یک دفتر اسناد رسمی تماس بگیرید
برای صدور گواهینامه باید اصل و یک پاسپورت عمومی ارائه دهید. سردفتر اسناد را بررسی می کند و از آن کپی می کند، این کار بیش از نیم ساعت طول نمی کشد. میانگین هزینه خدمات حدود 500 روبل است.
- به مرکز کاریابی مراجعه کنید
اگر متخصصی در خدمات استخدامی ثبت نام کرده باشد، حق دارد برای تأیید وضعیت شغلی خود در برابر کارمندان مرجع حاضر شود. ابتدا باید خودتان از برگه های سند کپی تهیه کنید. خدمات به صورت رایگان ارائه می شود.
اگر زنی که نیاز به نسخه دارد در مرخصی زایمان است، باید با بخش منابع انسانی کارفرما تماس بگیرد. این روش با استاندارد تفاوتی ندارد: درخواستی نوشته می شود که بر اساس آن کارمندان مجاز سند درخواستی را ظرف سه روز آماده می کنند.
دریافت یک کپی از قانون کار و سایر داده های شخصی در صورت درخواست حق مسلم کارمند است که در این ماده ذکر شده است. 89 قانون کار فدراسیون روسیه. سند مورد نیازبه صورت رایگان در بازه زمانی کوتاه ارائه می شود. امتناع کارفرما از تهیه نسخه نقض فاحش حقوق کارمند است که می تواند به بازرسی کار شکایت کند.
کتاب کار تمام اطلاعات مربوط به محل کار فرد و همچنین تجربه کاری قبلی او را منعکس می کند. بنابراین، چنین مدرکی اغلب برای ارائه در موسسات مختلف دولتی و خصوصی مورد نیاز است. اما باید توسط کارفرما نگهداری شود و اصل آن تنها در موارد استثنایی قابل صدور است.
در سایر موارد، کارفرما موظف است یک نسخه از کتاب را که به ترتیب مقرر تایید شده است صادر کند. من یک کارآفرین هستم و بنابراین اغلب مجبور به صدور چنین اسنادی هستم. بنابراین، در این مقاله، من به شما خواهم گفت که یک نسخه گواهی شده در سال جاری چگونه باید باشد.
هر کارفرمایی باید بداند که سوابق کارمندانش باید نزد او نگهداری شود. و مسئولیت کامل آنها را بر عهده دارد. صدور دفترچه برای کارمندان به شدت توسط قانون کار، یعنی ماده 62 تنظیم می شود. می گوید فقط در صورت نیاز به ارائه به تامین اجتماعی مجاز به ارائه اصل است. و کارمندی که آن را از بیمه اجتماعی دریافت کرده است موظف است حداکثر تا 3 روز آن را به کارفرما عودت دهد. در سایر موارد باید نسخه یا گزیده کتاب صادر شود.
در صورت مفقود شدن اصل، کارفرما موظف است یک نسخه المثنی شامل کلیه اطلاعات مندرج در کتاب صادر کند. با این حال، بازیابی سوابق از سایر کارفرمایان همیشه آسان نیست، زیرا شواهد مستندی از وجود آنها مورد نیاز است. در صورت عدم وجود چنین شواهدی، کارفرما فقط می تواند اطلاعاتی را که در اختیار دارد و تعداد کل سال های کاری را وارد کند.
در صورت عدم رعایت قوانین نگهداری کتاب، ممکن است برای کارفرما و سازمان جریمه در نظر گرفته شود. برای یک مقام رسمی بیش از 5 هزار روبل و برای یک سازمان 30-50 هزار روبل نخواهد بود.
بنابراین، برای جلوگیری از این مسئولیت، اسناد باید در یک گاوصندوق به صورت آرشیوی نگهداری شوند.
روش صدور گواهینامه
هنگام ایجاد نسخه، باید از صفحه اول کتاب که حاوی اطلاعات اولیه در مورد صاحب آن است، شروع کنید. سپس تمام صفحات دارای ورودی کپی می شوند. آخرین مورد باید برگه ای با سابقه این کارفرما باشد. در مرحله بعد، باید کپی های ساخته شده را به روشی خاص تأیید کنید. 2 گزینه اصلی وجود دارد:
- شما می توانید هر برگه را جداگانه تایید کنید.
- می‌توانید همه کپی‌ها را ابتدا با شماره‌گذاری هر یک از آنها منگنه کنید. و سند صحافی را تصدیق کنید.
استفاده از روش دوم راحت تر است، زیرا در این حالت باید گواهینامه را فقط در یک مکان قرار دهید. اگر از روش اول استفاده می کنید، هر کپی ساخته شده باید تایید شود.
مراحل صدور گواهینامه به شرح زیر خواهد بود:
- ما می نویسیم "درست است" یا "کپی درست است". هر دوی این فرمول ها را می توان بنا به صلاحدید شما استفاده کرد.
- ما موقعیت، نام کامل و امضای شما را نشان می دهیم.همه کارکنان حق دریافت گواهینامه را ندارند، بنابراین فقط افراد مجاز باید این کار را انجام دهند.
- ما مهر سازمان را می زنیم،اگر شرکت از آن استفاده کند. در مواردی که کارفرما مهر ندارد باید عبارت را بنویسید "بی مهر باور کن".
- تاریخ را مشخص کنید.
این ورودی باید در هر صفحه و در هر نوبت برگه در صورتی که از هر دو طرف یک کپی تهیه کرده اید، انجام شود. کپی های صحافی شده در یک سند نیز به همین ترتیب پر می شوند. اما علاوه بر این، باید تعداد کل صفحات این سند را نیز مشخص کنید. هر برگه حاوی یک نسخه شماره گذاری شده است.
در یکی از برگه ها باید یادداشت کنید که فرد هنوز هم کار می کند. معمولاً این کتیبه در جایی ساخته می شود که نسخه ای از آخرین مدخل کتاب تهیه شده است. اگر همه کپی ها در یک سند صحافی شده باشند، چنین کتیبه ای در همان برگه ای که در آن گواهی انجام می شود، ایجاد می شود.
افراد زیر حق دارند از آنها رونوشت تهیه کنند و آنها را تأیید کنند:
- رئیس سازمان؛
- کارمند بخش منابع انسانی؛
- خود کارآفرین؛
- حسابدار
افراد دیگر نمی توانند موقعیت و امضای خود را نشان دهند. در غیر این صورت سند باطل تلقی می شود.
قوانین جدید
این روند صدور گواهینامه تا اول ژوئیه قابل اجرا بود. اما اکنون قوانین جدیدی وجود دارد که باید توسط هر کارفرمایی رعایت شود. علاوه بر تمام الزامات فوق، کتیبه اجباری جدیدی معرفی شد که بدون آن کپی نیز باطل تلقی می شود. این کتیبه باید حاوی اطلاعاتی درباره محل نگهداری کتاب اصلی باشد.
این ممکن است به سادگی نشان دهنده گاوصندوق بخش منابع انسانی، بخش حسابداری یا شماره پرونده شخصی کارمند باشد، جایی که تمام اسناد او ذخیره می شود. چنین امضایی در یک مکان انجام می شود، در همان مکانی که نشان می دهد فرد تا لحظه حال کار کرده است.
اشتباهات رایج
همه کارمندان مسئول این امر باید از روش تأیید کپی ها مطلع باشند. اما در عین حال، هر کارمند موظف است صحت سند صادر شده برای او را بررسی کند. زیرا این او است که در صورت عدم تأیید صحیح باید چندین بار به سازمانی که این نسخه مورد نیاز است مراجعه کند. هنگام بررسی یک کپی تایید شده، به اشتباهات رایج زیر توجه کنید:
- همه برگه ها دارای امضای شخص مورد تایید نیستند. این وضعیت فقط برای مواردی اعمال می شود که نسخه ها در یک سند دوخته نشده باشند.
- همه جا مهر "کپی درست است" وجود ندارد. گاهی کارمند عجله دارد و خیلی سریع مهر می زند. بنابراین، این خطر وجود دارد که او یکی دو صفحه را از دست بدهد. این خطا همچنین فقط برای کپی های فلش نشده اعمال می شود.
- کارمندی که رونوشت ها را تأیید کرده است، اختیاری ندارد. توجه داشته باشید که دقیقاً چه کسی مسئول تأیید اسناد در شرکت شما است.
- هیچ نوشته ای وجود ندارد که نشان دهد کارمند به کار خود ادامه می دهد.این کتیبه بسیار مهمی است که بدون آن مشخص نیست فرد تا چه مقطعی کار کرده است.
- هیچ نیاز جدیدی برای اطلاعات مربوط به ذخیره سازی کتاب اصلی وجود ندارد.حال بدون این کتیبه نسخه ای از کتاب پذیرفته نمی شود.
- مهر مهر شرکت بدون دست زدن به خود کپی روی یک کاغذ سفید چسبانده می شود.تمبر باید حداقل بخشی از کپی ساخته شده را لمس کند.
با دانستن تفاوت های ظریف اصلی و اشتباهات رایج، باید سند صادر شده را به دقت بررسی کنید. همچنین خود کارمند باید به نحوه تایید نسخه و اینکه آیا تمام صفحات کتاب فتوکپی شده است توجه کند. از ویدیوی ارائه شده می توانید در این مورد بیشتر بدانید.
نیاز به کپی
موقعیت های زیادی وجود دارد که این سند مورد نیاز است. به خاطر داشته باشید که در صورت استخدام رسمی هیچکس حق ندارد اصل کتاب را از شما مطالبه کند مگر بیمه اجتماعی. در همه موارد، شما فقط می توانید یک کپی تایید شده ارائه دهید. برای به دست آوردن آن در شرکت های بزرگ معمولاً باید یک برنامه کتبی بنویسید. در سازمان های کوچکتر می توان درخواست شفاهی کرد. باید ظرف 3 روز یک کپی به شما داده شود.
ممکن است یک کپی مورد نیاز باشد:
- هنگام تماس با موسسه اعتباری؛
- هنگام درخواست برای کار اضافی؛
- هنگام درخواست مزایا و کمک هزینه؛
- هنگام دریافت ویزا برای سفر به کشور دیگر.
همچنین، چنین کپی می تواند در موقعیت های مختلف دیگر مفید باشد. بر اساس سند ارائه شده، می توانید از اطلاعات زیر در مورد شخص مطلع شوید:
- کل مدت خدمت او. بسته به تعداد سال های کار، می توانید تعیین کنید که یک فرد چقدر با تجربه و عادت به کار دارد.
- تعداد مشاغل. اگر یک کارمند اغلب موقعیت و سازمان خود را تغییر می دهد، این نشان می دهد که او دائمی نیست. این اطلاعات معمولاً هنگام درخواست کار یا صدور وام تأثیر بدی دارد.
- سمت های برگزار شده. این اطلاعات ممکن است نشان دهنده سطح مشخصی از درآمد یک فرد و همچنین حرفه ای بودن او باشد. اگر فردی از نردبان شغلی بالا رفته باشد، اعتماد به نفس بیشتری در بانک ایجاد می کند.
- دلایل اخراج. در هر موردی که فردی شغل خود را تغییر می دهد، دلیل ترک او مشخص می شود. موقعیت هایی وجود دارد که این اتفاق می افتد نه به درخواست کارمند، بلکه به دلیل نگرش سهل انگارانه او به کار. چنین سابقه ای به نفع کارمند نخواهد بود.
با تجزیه و تحلیل فعالیت کاری یک فرد، به راحتی می توانید تصویری از زندگی او بدست آورید. افراد مسئول دائم معمولاً به ندرت شغل خود را تغییر می دهند. و افرادی که به عنوان کارمند در جستجوی خود هستند معمولاً برای مدت طولانی در تیم کاری نمی مانند.
