Сведения о среднесписочной численности работников - это одна из форм, которую налогоплательщики, имеющие наемных работников, должны сдавать в налоговую. В статье мы расскажем о сроках сдачи среднесписочной численности, и подскажем, где скачать бланк данной формы на 2018-2019 годы.
Для чего инспекторам нужны сведения о среднесписочной численности
Представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников требует п. 3 ст. 80 НК РФ . Почему эта информация необходима налоговикам?
Прежде всего, от данного показателя напрямую зависит то, каким способом вы будете сдавать налоговую отчетность.
Если прошлогодняя численность сотрудников превышает 100 человек, единственный допустимый способ сдачи деклараций — электронный, по ТКС через оператора ЭДО (электронного документооборота). За несоблюдение этого требования ст. 119.1 НК РФ предусмотрен штраф в размере 200 руб.
Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.
Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.
Обязанность подавать сведения о среднесписочной численности (форма КНД 1110018) распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Причем эта обязанность не снимается с предпринимателя при закрытии .
Между тем для ИП есть определенное послабление: представлять расчет численности они должны только в том случае, если в истекшем году использовали наемный труд. Об этом прямо говорится в п. 3 ст. 80 НК РФ.
Компании же представляют сведения независимо от наличия или отсутствия у них сотрудников (письмо Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).
Заметим, что на эту обязанность никак не влияет применяемый налоговый режим. Сведения на равных подают и применяющие ОСНО, и те, кто выбрал специальные режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).
Сообщать о численности нужно ежегодно, в том числе и тогда, когда по сравнению с прошлым годом она не меняется.
Сведения о среднесписочной численности работников подают за прошедший год. Крайний срок сдачи для действующих компаний и ИП — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2018 год нужно подать до 21.01.2019 включительно. Крайний срок сдачи справки перенесен на 21.01.2019, т. к. 20.01.2018 выпадает на выходной день — воскресенье.
Если компания была создана в течение года, представить сведения она должна не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образовалась. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.
У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.
При выпадении любого из указанных сроков на выходные или праздники они в общем порядке переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Среднесписочная численность: бланк 2018-2019 годов
Форму сведений о среднесписочной численности работников утверждает налоговая служба.
Для подачи сведений о среднесписочной численности бланк в 2018 году использовался в соответствии с приказом от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Среднесписочная численность на бланке в 2019 году за истекший 2018 год подается по той же форме. Рекомендации по заполнению формы приведены в письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.
Бланк единый для организаций и ИП. Скачать бланк для среднесписочной численности, подаваемый в 2019 году, можно на нашем сайте:
Форма достаточно проста в заполнении. Она состоит всего из 1 страницы, которая внешне чем-то похожа на титульный лист декларации.
В справке нужно привести сведения об организации или ИП (ИНН, КПП, наименование или Ф. И. О.), указать наименование и код инспекции. Затем нужно указать дату, на которую посчитана среднесписочная численность. Это будет:
- 1 января текущего года — если это численность прошлого года; или
- 1 число месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.
Правила расчета численности с 2018 года установлены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.
Подробнее об изменениях, вносимых приказом Росстата от 22.11.2017 № 772, читайте .
В общем виде формула расчета выглядит так:
СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12,
где: СрЧ год — это среднесписочная численность за год;
СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, ..., декабрь).
Подробнее о процедуре расчета читайте в статье «Как рассчитать среднесписочную численность работников?» .
Сведения заверяются подписью предпринимателя или руководителя компании, но могут быть подписаны и представителем налогоплательщика. В последнем случае необходимо указать на документ, подтверждающий полномочия представителя (например, это может быть доверенность), а его копию сдать вместе со сведениями.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Доверенность представителя ИП должна быть заверена нотариально (ст. 29 НК РФ).
Как и куда сдавать сведения
Заполненную бумажную форму можно сдать лично или через представителя в ИФНС или отправить по почте с описью вложения.
Подать сведения возможно и в электронном виде. Соответствующий формат утвержден приказом ФНС РФ от 10.07.2007 № ММ-3-13/421@. Причем выбирать между бумажным и электронным вариантом могут все налогоплательщики, включая тех, у кого среднесписочная численность перевалила за сотню. Сведения не декларация, поэтому требование п. 3 ст. 80 НК РФ об обязательном электронном способе сдачи в данном случае не действует.
Сдается форма в инспекцию по месту регистрации компании или по месту жительства ИП. Организации с обособленными подразделениями сообщают о численности всех работников по месту постановки на учет головного офиса.
Накажут ли за непредставление сведений о численности работников?
Безусловно, накажут. За каждый случай непредставления или просрочки сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщика могут оштрафовать на 200 руб. в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ.
Помимо налоговой возможна и административная ответственность должностных лиц по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, то есть штраф от 300 до 500 руб. На это указывает Минфин России в письме от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179.
Однако имейте в виду, что блокировать за это счет инспекция не вправе. Сведения не являются декларацией, а значит, их непредставление или нарушение сроков не подпадает под основание для приостановления движения денег по счетам, предусмотренное подп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ.
Подробнее о блокировке и разблокировке счетов читайте .
Итоги
Сведения о среднесписочной численности сотрудников обязаны сдавать в ФНС все организации и ИП-работодатели. Срок представления справки — не позднее 20 января года, следующего за отчетным. При этом если дата подачи документа выпадает на выходной день, то крайний срок переносится на ближайшую следующую за ним рабочую дату.
Деятельность хозяйствующего субъекта характеризуется по ряду критериев, среди которых особое место отдается такому показателю, как сведения о среднесписочной численности работников фирмы. Он используется при отнесении компании к той или иной группе в соответствии с размерами фирмы. Поэтому списочная численность записывается во многих отчетах, которые представляют организации.
Среднесписочная численность это данные о том, сколько сотрудников работают за определенный период в компании в среднем.
Она обязательно должна определяться на каждом субъекте, являющимся нанимателем трудовых ресурсов. При расчете данного показателя используются самые разнообразные отчетные промежутки - один месяц, три, двенадцать (год).
Независимо от времени, нормы закона установили единую методологию определения этого показателя.
Предоставление информации, куда входит и среднесписочная численность для вновь созданных организаций также обязательно, как и для работающих компаний. Законодательство требует, чтобы эти предприятия до двадцатого числа месяца, после регистрации в ЕГРЮЛ, направляли отчеты с данными показателями в налоговую.
В дальнейшем они сдают отчет о среднесписочной численности в обычном порядке. Таким образом, данная отчетность ими подается два раза при создании компании.
Внимание! Сведения о среднесписочной численности работников не обязательно представлять только субъектам бизнеса, которые работают в качестве индивидуальных предпринимателей без привлечения наемного труда. Это правило начало действовать только с 2014 года.
Значимость данных сведений определяется способом их использования при определении других важнейших показателей, например, средняя зарплата.
Разделение фирм по размеру предприятия происходит по среднесписочной численности. На базе этих данных устанавливается перечень деклараций и способ их представления.
Важно! Если на основании предоставляемых в налоговую сведений окажется, что в организации более 100 сотрудников, то она больше не сможет применять такие упрощенные налоговые режимы, как ЕНВД и УСН. А при у ИП не может быть более 15 сотрудников.
Куда сдается отчетность
Для предприятий предусмотрено нормами закона, что они должны отправлять данные отчеты в ИФНС по месту их расположения. Если в состав предприятия включаются филиалы и другие внешние подразделения, то по организации подается один общий отчет, содержащий эти сведения.
Форма КНД 1110018 предпринимателями, у которых есть трудовые контракты с сотрудниками, сдается по месту их прописки и постановки их на учет.
Важно! Предприниматель осуществляющий хозяйственную деятельность на другой территории, отличной от той, где он был поставлен на учет, должен отчет о среднесписочной численности отправлять по месту своей регистрации.
Способы сдачи сведений
Данная отчетность формируется либо вручную, путем заполнения соответствующих бланков, либо с использованием специальных программных комплексов.
Существует несколько способов сдать такой отчет в ИФНС:
- Отнести его в налоговую самостоятельно или попросив представителя, в бумажном виде. Отчет при этом должен быть составлен в двух экземплярах, на втором из которых инспектор проставляет соответствующую отметку.
- Почтовым отправлением с обязательной описью вложения.
- С помощью спецоператора с использованием .
Внимание! В зависимости от региона инспектор, принимающий отчет на бумаге, может попросить предоставить еще и электронный его файл.
Сроки сдачи отчета среднесписочной численности
В зависимости от ситуации выделяют три срока подачи этого отчета:
- До 20 января года после отчетного - сдают в общем порядке все организации и предприниматели, выступающие нанимателями работников. При выпадании этого времени на выходной, оно переносится на идущий далее ближайший рабочий день. Таким образом за 2017 год отчет предоставляется до 22 января 2018 года.
- До 20 числа месяца, который следует за месяцем постановки на учет хозяйствующего субъекта - сдают как вновь созданные компании, так и индивидуальные предприниматели. Т.е. если или ИП были зарегистрированы в марте, то отчет необходимо сдать до 20 апреля.
- Не позже дата исключения субъекта из реестра юрлиц и ИП - при закрытии бизнеса.
Скачать .
Как правильно заполнить отчет о среднесписочной численности
Заполнение отчета начинается с указания ИНН организации или индивидуального предпринимателя. При этом ИНН ООО состоит из 10 цифр, а ИНН предпринимателя – из 12. Далее для организаций указывает КПП, а для ИП – ставим прочерк, так как у них этого кода нет. Указываем номер заполняемого листа.
Ниже вносим данные о той налоговой инспекции, куда сдается отчет и ее четырехзначный код. Например, для 29 налоговой г. Москвы это 7729.
Следом ставим дату, на которую сдается отчетность:
- Если отчет предоставляется по окончании года, то ставим 01.01 и соответствующий год.
- Если вы только зарегистрировали компанию или ИП, то как указали ранее – крайний срок – это 20 число месяца, который следует за месяцев в котором была произведена регистрация.
- Если отчет сдается по случаю или закрытия ИП, то дата сдачи должна быть до того, как вы подадите документы о закрытии бизнеса.
Ниже пишем количество сотрудников в соответствии с произведенным расчетом.
Далее заполняем только левую часть бланка. В соответствующем поле директор, ИП или представитель должен поставить свою роспись, и дату подписания отчетности.
Внимание! Если отчет подписывается представителем, то необходимо будет к отчетности приложить доверенность, на основании которой данное лицо действует.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Данная обязанность по определению среднесписочной численности может возлагаться на кадровика или на бухгалтера.
В связи со значимостью этого показателя, его расчету надо уделять большое внимание, с тем чтобы обеспечить точность произведенного вычисления. Тем более, что контролирующие инстанции могут его проверить.
Исходную информацию следует брать из кадровых документов по учету времени, а также распоряжений руководства о приеме, отпуске или увольнении.
Специальные программы для ПК позволяют формировать данный показатель автоматически, исключая ошибки при вычислении. При этом обязательно нужно проверять источники информации.
Работник, производящий определение этого показателя, должен знать весь алгоритм расчета, с тем чтобы в любой момент он мог проверить данные вычисления.
Шаг 1. Определение численности за каждый день месяца
Первым шагом нужно определить количество сотрудников, которые работали в компании в каждый из дней месяца. Для каждого из рабочих дней это число равно количеству сотрудников, с которыми имеются трудовые контракты, включая рабочих на больничных и в командировках.
В расчете не участвуют:
- Совместители, у которых основное место - другая фирма;
- Работающие на основании договоров подряда;
- Работницы отпусках - декретном или по уходу за детьми;
- Сотрудники, у которых по соглашению устанавливается сокращенный рабочий день. Если же снижение времени работы закреплено законодательно, то они в расчете участвуют.
Внимание! Численность в выходной или праздник принимается как численность в предыдущий день работы. Таким образом, сотрудник, который уволился в пятницу, будет «числиться» еще субботу и воскресенье.
Если у компании не подписано ни одного соглашения, то для расчета число работников равно «1», принимая во внимание директора, даже если ему не выплачивается зарплата.
Новый вид отчетности имеет схожие черты с 2-НДФЛ, предоставляемой по подоходному налогу граждан. Содержание
- Отличия отчетности
- Соотношения между отчетами
- Разница в значениях по формам
Отличия отчетности Формы подачи отчета по доходу физлиц, работающих в организации или у частного предпринимателя и отчеты по доходам граждан имеют ряд принципиальных отличий:
- периодичность подачи нового 6-НДФЛ документа – ежеквартальная, а бланки 2-НДФЛ подаются раз в год;
- в новой форме отражены сводные показатели по организации, а в привычном 2-НДФЛ сведения подаются индивидуально по каждому конкретному работнику по отдельности.
Титульный лист Налоговое законодательство разъясняет особенности каждого из отчетов и нюансы по возможным расхождениям, согласовав правила заполнения и расчета несколькими предписаниями.
Пояснения в налоговую по ндфл (образец).
Внимание
Количество справок отличается от среднесписочной численности Налоговики всегда сравнивают сведения о среднесписочной численности и количество справок 2-НДФЛ. По мнению проверяющих, если в сведениях о численности количество работников больше, чем количество справок, значит, компания забыла сдать одну или несколько штук 2-НДФЛ. Причин для таких расхождений может быть несколько. Самая частая - в сведениях завышен показатель (например, посчитали сотрудницу в декрете, хотя не должны были).
Инфо
Еще одна распространенная причина нестыковок - сведения о численности считают в целом по компании, а часть справок сдали по месту учета обособленного подразделения. Напишите инспекторам письмо в свободной форме, в котором поясните причину расхождений. Если надо, приложите к письму исправленные сведения о численности.
Никакой опасности в этом нет - в законе не предусмотрен штраф за ошибку в сведениях.
Два пояснения по 2-ндфл, которые запросят инспекторы
Письмо Минфина РФ от 09.02.2011 г. № 07-02-06/14 для инспектора не забудьте смайлик внизу поставить:speaking: Ваха 06.10.2011, 07:24 Э… Тут как бы речь про другой налог ваще, не про НДС 😉 Sharlynn 24.08.2016, 21:25 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста: получили из налоговой запрос о даче пояснений из-за расхождения количества поданных справок 2-НДФЛ и сведений о среднесписочной численности. Но: они сравнивают среднесписочную на 01.01.2015 (18чел.) и количество справок за 2015 год (17шт.).
Разве это сопоставимые данные? В ноябре, декабре люди увольнялись, новых людей не принимали, только увольнялись люди, конечно в 2015 году справок меньше. Или они просто допустили техническую ошибку, и взяли цифру среднесписочной на 01.01.2015, а должны были на 01.01.2016 (в отчете 4чел.)?Заранее благодарна! Над.К 24.08.2016, 22:04 Разве это сопоставимые данные? Нет, конечно.
Расхождения между 6-ндфл и 2-ндфл
Например, чтобы задекларировать доходы от продажи машины или получить вычет на покупку квартиры, лечение или учебу. Инспекторы, сверив декларацию со справкой, иногда обнаруживают, что доходов в 2-НДФЛ меньше, чем в декларации. Для налоговиков подобные нестыковки являются одним из признаков того, что компания выдает серую зарплату.
Такого рода расхождения - не забота бухгалтера компании. Действительно, откуда организации знать, почему человек задекларировал больше доходов, чем в справке 2-НДФЛ? Может, это была опечатка. Или же гражданин получал дополнительные доходы от других организаций либо от продажи имущества и пр.
А раз так, пояснять инспекторам происхождение доходов в 3-НДФЛ должен сам человек. Компания же может ограничиться сообщением о том, что в ее справках 2-НДФЛ ошибок нет. Конечно, перед этим надо еще раз проверить, вдруг неточности в справках все же имеют место быть.
6-ндфл: проверь свою отчётность с помощью контрольных соотношений
Важно
Или они просто допустили техническую ошибку А Вас это волновать не должно. Отпишитесь как есть — среднесписочная на 01.01.2015 года расчитывается по данным за 2014 год и к справкам 2-НДФЛ за 2015 год отношения не имеет. Если они ошиблись, это их проблемы, не Ваши. Sharlynn 24.08.2016, 22:45 Нет, конечно.
А Вас это волновать не должно. Отпишитесь как есть — среднесписочная на 01.01.2015 года расчитывается по данным за 2014 год и к справкам 2-НДФЛ за 2015 год отношения не имеет. Если они ошиблись, это их проблемы, не Ваши.Большое спасибо! Это уже второй косяк налоговой за этот год у меня. Первый вообще вызвал недоумение (сорри за оффтоп): по декларации УСН строка 280 (налог к уплате) 342171, строка 120 (минимальный налог) 266067, уплачено в течение года авансовых платежей 219000.
По итогам года уплачен налог полностью и в срок (только «хвостик» в размере трех тысяч доплатили 8 апреля).
2-ндфл и 6-ндфл: в чем разница
С их помощью составитель декларации проверяет правильность заполнения с целью заблаговременного выявления возможных неточностей до сдачи отчётности и обеспечивает взаимоувязку показателей. Инспекторам налоговой предписано при проверке отчётов следовать алгоритму, заданному в письмах ФНС. Несоответствие данных вызывает вопросы специалистов.
- 1 Взаимоувязка показателей в 6-НДФЛ
- 2 Сверка данных отчётов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ
- 3 Контроль показателей 6-НДФЛ и приложения 2 к ДНП
- 4 Какие показатели сравнивать в 6-НДФЛ и РСВ
Взаимоувязка показателей в 6-НДФЛ В письме ФНС No БС-4–11/3852 от 10.03.2016 содержатся контрольные соотношения для проверки правильности заполнения показателей внутри 6-НДФЛ и взаимоувязки с внешними формами: 2-НДФЛ, декларации по налогу на прибыль и отчёта РСВ.
Приложения Разница в значениях по формам При подготовке отчетности для фискального органа 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, в чем разница между указанными в двух документах сведениями, позволит корректно заполнить требуемые декларации. Вопрос расхождения заключается в разном значении суммарных удержаний по доходам, отраженным в отчетных документах по НДФЛ по причине того, что часть отчислений из фонда заработной платы в одном отчете отражается в отчетном году, а в другом налоговом отчете – сумма перетекает в новый отчетный период. Исправления вносить и подгонять цифры нет необходимости, ведь декабрьская заработная плата выплачивается в январе, что исключает попадание декабрьского налога в строку 070 6-НДФЛ.
Положение об этом разъясняется в письмах фискального органа, выпущенных под номерами БС-4-11/22677@ и БС-4-11/23138, в конце 2016г.
Чем поможет эта статья: Вы узнаете, на что сейчас обращают внимание налоговики при проверке справок 2-НФДЛ и как отвечать на их вопросы. От чего убережет: От административного штрафа для директора и споров с инспекторами о занижении налоговой базы по НДФЛ.
Важная деталь Если не подать пояснения к справкам 2-НДФЛ , инспекторы могут оштрафовать директора или главбуха на 2000- 4000 руб. А прикладывать к пояснениям подтверждающие документы или нет - это уже на ваше усмотрение.В ближайшее время любой компании может прийти требование из ИФНС о необходимости пояснить те или иные данные в справках 2-НДФЛ за 2013 год. Ведь именно летом, после того как компании и физлица отчитаются о доходах, облагаемых НДФЛ, налоговики начинают тщательно изучать отчетность по этому налогу.
Будьте внимательны: проводить камеральную проверку справок 2-НДФЛ инспекция не вправе. Ведь такие справки не являются декларациями.
На такое требование безопаснее ответить, иначе есть вероятность, что ИФНС оштрафует директора или главбуха на сумму 2000–4000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).
Мы подготовили для вас четыре образца пояснений, направив которые в ИФНС можно снять все вопросы инспекторов по справкам и при этом не навредить компании.
Вопрос № 1: почему различаются суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога
Инспекторы уверены: разница в суммах НДФЛ свидетельствует о том, что компания не полностью удерживает и перечисляет налог. Либо делает это с опозданием.
Получив требование о представлении пояснений на этот счет, еще раз проверьте справки. Для этого сравните данные по счету 68 субсчет «НДФЛ» и в справках 2-НДФЛ .
Возможно, платеж был, но потерялся. Тогда стоит провести с инспекцией сверку.
Частая причина расхождений - налог за декабрь 2013 года перечислили уже в январе 2014 года.
Бывает также, что в прошлом году закрыли обособленное подразделение и организация перестала платить в инспекцию по месту его учета НДФЛ.Не исключены и технические ошибки. Скажем, не заполнили в справках перечисленный НДФЛ. Либо случайно продублировали исчисленный, удержанный и перечисленный налог еще и в строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».
Наконец, могли просто забыть перечислить налог. Тогда доплатите НДФЛ и отдельной платежкой перечислите пени. Это не освободит от штрафа в размере 20 процентов от налога, перечисленного с опозданием (ст. 123 НК РФ). Но оштрафовать организацию инспекторы могут только при выездной проверке.
Итак, если вы нашли ошибку, опишите ее в пояснениях и заново подайте исправленные справки 2-НДФЛ (образец - ниже). Но не на всех людей, получавших доходы в 2013 году, а только справки с ошибками.
Допустим, по данным компании ошибок нет. Тогда вы имеете полное право так и написать в пояснениях.
Важная деталь Если в ранее сданных 2-НДФЛ обнаружены ошибки, сдайте уточненные справки. А к пояснениям приложите их копии.
Вопрос № 2: почему в справках меньше доходов, чем задекларировали сами работники в 3-НДФЛ
Возможно, сотрудник вашей компании сдал декларацию 3-НДФЛ за прошлый год. Например, чтобы задекларировать доходы от продажи машины или получить вычет на покупку квартиры, лечение или учебу.
Инспекторы, сверив декларацию со справкой, иногда обнаруживают, что доходов в 2-НДФЛ меньше, чем в декларации. Для налоговиков подобные нестыковки являются одним из признаков того, что компания выдает серую зарплату.
Такого рода расхождения - не забота бухгалтера компании. Действительно, откуда организации знать, почему человек задекларировал больше доходов, чем в справке 2-НДФЛ ? Может, это была опечатка. Или же гражданин получал дополнительные доходы от других организаций либо от продажи имущества и пр.
А раз так, пояснять инспекторам происхождение доходов в 3-НДФЛ должен сам человек. Компания же может ограничиться сообщением о том, что в ее справках 2-НДФЛ ошибок нет (образец - ниже).
Конечно, перед этим надо еще раз проверить, вдруг неточности в справках все же имеют место быть.
Важная деталь
В пояснениях о разных доходах в личной декларации работника и справке достаточно указать, есть ошибки в 2-НДФЛ или нет.
Вопрос № 3: почему количество справок отличается от среднесписочной численности
Налоговики всегда сравнивают сведения о среднесписочной численности и количество справок 2-НДФЛ . По мнению проверяющих, если в сведениях о численности количество работников больше, чем количество справок, значит, компания забыла сдать одну или несколько штук 2-НДФЛ .
Причин для таких расхождений может быть несколько. Самая частая - в сведениях завышен показатель (например, посчитали сотрудницу в декрете, хотя не должны были).
Еще одна распространенная причина нестыковок - сведения о численности считают в целом по компании, а часть справок сдали по месту учета обособленного подразделения.
Напишите инспекторам письмо в свободной форме, в котором поясните причину расхождений (образец - ниже).
Если надо, приложите к письму исправленные сведения о численности. Никакой опасности в этом нет - в законе не предусмотрен штраф за ошибку в сведениях.
Важная деталь
Если расхождения возникли из-за ошибки в сведениях о численности, приложите к пояснениям уточненку.
Вопрос № 4: почему отсутствуют справки по людям, у которых вы не удержали НДФЛ
Инспекторы считают, что, даже если было подано сообщение 2-НДФЛ с признаком 2, обязательно сдавать справки с признаком 1. То есть получается по сути дублирование отчетности. Сначала надо сообщить налоговикам (не позднее месяца по окончании года) о том, что налог не смогли удержать. А потом (до 1 апреля включительно) еще раз представить такие же данные уже в справке 2-НДФЛ .
По мнению налоговиков, справки с признаком 1 надо сдавать на всех людей, получивших от компании доход. Даже на тех, у которых она не смогла удержать налог (письмо УФНС России по г. Москве от 7 марта 2014 г. № 20–15/021334).
Так что если компания сдала на каких-то физиков только справки с признаком 2, лучше направить пояснения (образец - ниже), приложив к ним 2-НДФЛ с признаком 1. Конечно, только по этим же людям, а не по всем работникам. Будьте внимательны: поскольку справки сданы с опозданием, у налоговиков появляется формальный повод оштрафовать компанию - по 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Однако такой штраф является незаконным. Ведь компания раньше в срок уже сдала справки с признаком 2. Судьи на стороне компаний (постановление ФАС Уральского округа от 24 сентября 2013 г. № Ф09-9209/13).
В заключение добавим, что ПФР также может запросить пояснения по 2-НДФЛ. Дело в том, что база по страховым взносам и налогу на доходы схожа (хотя и не идентична). Впрочем, срок камералки расчетов по взносам за 2013 год уже истек 15 мая. Так что такого рода запросы возможны только в случае выездной проверки фонда или если компания подаст уточненный расчет по взносам.
Осторожно!
Безопаснее продублировать справки с признаком 1, если ранее по форме 2-НДФЛ вы сообщали о невозможности удержать налог. Это исключит спор с налоговиками.
Главное, о чем важно помнить
1 Суммы НДФЛ в одной справке могут различаться из-за технических ошибок. А самая частая причина расхождений - налог за декабрь 2013 года перечислен в январе 2014 года.
2 Компания не обязана выяснять, почему доходы в справке 2-НДФЛ и декларации 3-НДФЛ различаются. За сведения в личной декларации ответственен сам налогоплательщик.
3 Расхождения между числом сданных 2-НДФЛ и среднесписочной численностью возможны из-за того, что у компании есть обособленное подразделение. И справки по его работникам сданы в другую инспекцию.
4 Безопаснее представить справки 2-НДФЛ по тем людям, у которых вы не смогли удержать налог. Даже если уже сообщали о такой невозможности в инспекцию.
Дополнительно про 2-НДФЛ
Документ: часть 1 статьи 19.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
