Налоговый контроль – это очень важная и в то же время самая конфликтная часть работы налоговых органов. Прежде всего это касается проверок самого налогоплательщика, но некоторые обязанности, за неисполнение которых предусмотрена налоговая ответственность, могут возникать при этом и у их контрагентов.
Речь идет об обязанности налогоплательщика предоставить по требованию налогового органа документы и информацию о его контрагенте (). Это правило появилось в НК РФ летом 2006 года и вступило в силу с 1 января 2007 года (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ " "), однако почти семилетний срок его применения не избавил от некоторых двусмысленностей при толковании положений .
Суть вопроса
Проблем на практике несколько, но все их можно объединить в две группы. Первая касается выяснения вопроса о наличии правонарушения в действиях контрагента проверяемого налогоплательщика, а вторая – в квалификации нарушения и определении подлежащей применению нормы, и здесь есть некоторые нюансы.
Как видим, поправками была разграничена ответственность в зависимости от объекта запроса налоговой инспекции, а также конкретизирован круг субъектов , на которых может быть наложен штраф в соответствии со – напомним, актуальная редакция этой статьи распространяется только на организации. На то, что разница между документами и информацией как истребуемыми объектами имеет значение для квалификации правонарушения, указывали ранее и суды в своих решениях (см., например, ФАС ПО от 17 января 2013 г. № Ф06-10424/12 по делу № А65-10975/2012).
Внимание к деталям
Рассмотрим некоторые спорные ситуации, которые могут возникнуть на практике при истребовании документов и информации о проверяемом налогоплательщике у его контрагента.
1. Вправе ли инспекция затребовать любую информацию о проверяемом налогоплательщике? Суды приходят к выводу, что информация о проверяемом налогоплательщике должна иметь отношение к предмету проверки. Например, если проверяется правильность исчисления и уплаты налогоплательщиком транспортного налога, земельного налога, налога на имущество организаций, НДФЛ, то у его контрагента нельзя требовать платежные поручения, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, товарные накладные, договоры (контракты, соглашения), книги продаж и покупок, акты сверки расчетов с поставщиками (покупателями) и т.д. ( ФАС СКО от 6 февраля 2013 г. № Ф08-33/13 по делу № А15-1092/2012).
2. Какие именно документы имеет право истребовать налоговая? никаких строгих правил по поводу перечня документов о налогоплательщике, которые можно истребовать у его контрагента, не содержит. Вместе с тем, суды неоднократно подчеркивали, что документы, единственной целью которых является систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, не могут быть истребованы. К таким документам были отнесены карточки бухгалтерских счетов, регистры бухгалтерского учета, выписки из книги покупок и книги продаж и т. п. ( ФАС ЗСО от 29 ноября 2011 г. № Ф07-20/11 по делу № А42-1789/2011, ФАС ВСО от 13 августа 2013 г. № Ф02-3644/13 по делу № А10-2526/2012). Как отмечается в судебных решениях, эти документы не могут свидетельствовать о факте совершения хозяйственной операции и возникновении договорных обязательств проверяемого налогоплательщика и не являются документами (информацией), служащими основанием для исчисления и уплаты налогов, а также документами, подтверждающими правильность исчисления и своевременность уплаты налогов.
Кроме того, судьи приходят к выводу о недопустимости истребования книги покупок и книги продаж в полном объеме, а не выписок из них ( ФАС ПО от 26 августа 2013 г. № Ф06-7345/13 по делу № А65-25346/2011, ФАС ПО от 16 апреля 2013 г. № Ф06-2639/13 по делу № А65-19324/2012).
3. Может ли налоговая истребовать документы, относящиеся не к проверяемому налогоплательщику, а к какому-то третьему налогоплательщику? Нередко суды дают отрицательный ответ на этот вопрос на том основании, что неисполнение требования о представлении документов, не относящихся к деятельности проверяемого налогоплательщика, не может являться основанием для привлечения лица к налоговой ответственности, предусмотренной ( ФАС ВВО от 5 мая 2009 г. по делу № А29-7381/2008, ФАС ВВО от 17 сентября 2013 г. № Ф01-10796/13 по делу № А43-28655/2012). Отказывается в удовлетворении требований и в том случае, если были истребованы документы, подтверждающие приобретение товара, реализованного впоследствии проверяемому налогоплательщику, а на самом деле приобретались не товары, а сырье ( ФАС ВВО от 5 апреля 2011 г. № Ф01-1033/11 по делу № А43-10932/2010).
Вместе с тем, встречаются и противоположные решения, в которых суды ссылаются на положения , позволяющие налоговым органам истребовать необходимые документы и информацию по конкретной сделке вне рамок налоговой проверки (постановление Девятнадцатого апелляционного арбитражного суда от 26 октября 2011 № 19АП-4837/11, постановление ФАС ВВО от 16 ноября 2009 г. по делу № А43-12347/2009).
Если же налоговая действует по поручению другой инспекции, в которой зарегистрирован проверяемый налогоплательщик, то запрашивать у его контрагента дополнительные документы сверх указанных в поручении, она не имеет права ( ФАС МО от 26 марта 2009 г. № КА-А40/2089-09).
4. Какие требования предъявляются к реквизитам истребуемых документов? Контрагенты проверяемого налогоплательщика довольно часто пытаются оспорить привлечение к налоговой ответственности на том основании, что требование инспекции не позволяет с точностью определить, какие именно документы необходимо предоставить. Если не соблюдаются требования и приказа ФНС России от 25 декабря 2006 г. № САЭ-3-06/892@ "Об утверждении форм документов, применяемых при проведении и оформлении налоговых проверок; оснований и порядка продления срока проведения выездной налоговой проверки; порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов; требований к составлению акта налоговой проверки " (отсутствует полное наименование проверяемого налогоплательщика, не указан перечень истребуемых документов, отсутствуют сведения, позволяющие идентифицировать возможные сделки (стороны, предмет, условия совершения сделок, период, в который они были заключены и исполнены и т.д.) с проверяемым лицом и т. д.), суды, как правило, встают на сторону контрагента проверяемого налогоплательщика ( Шестого арбитражного апелляционного суда от 19 ноября 2012 г. № 06АП-4349/12). Примером может служить ситуация, когда налоговый орган требует предоставить документы информацию не по конкретной сделке, а в целом по взаимоотношениям с проверяемым налогоплательщиком, например, за год – объем копий истребуемых документов может достигать в этом случае нескольких тысяч листов ( ФАС ВВО от 9 августа 2013 г. № Ф01-10101/13 по делу № А82-12445/2012).
Однако в отношении первичных документов бухгалтерского учета суды делают исключения, указывая, что налоговый орган не располагал информацией о том, какие конкретно первичные документы и когда оформлены налогоплательщиком при осуществлении тех или иных хозяйственных операций, и следовательно, не мог указать в требовании конкретное наименование каждого истребованного документа, их реквизиты и количество ( Четвертого арбитражного апелляционного суда от 25 июня 2012 г. № 04АП-1618/12, ФАС ЦО от 7 декабря 2012 г. по делу № А48-865/2012). Кроме того, контрагент проверяемого налогоплательщика не может требовать уточнения мероприятия налогового контроля (периода камеральной налоговой проверки) ( Четвертого арбитражного апелляционного суда от 16 декабря 2011 г. № 04АП-4795/11,
5. С какого момента исчисляется срок, предоставленный для направления истребуемых документов и информации? Этот вопрос актуален не столько в случае вручения требования лично под расписку законному или уполномоченному представителю либо в электронном виде, сколько при направлении его заказным письмом. Напомним, в соответствии с в случаях направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается шестой день со дня отправки заказного письма. Контрагенты проверяемого налогоплательщика нередко опираются на эту норму при определении момента отсчета тех пяти дней, в течение которых они должны выполнить требование налогового органа о направлении документов или информации ().
Суды однако чаще всего подчеркивают, что пятидневный срок должен исчисляться с момента фактического получения требования инспекции, а не со дня, когда лицо считается получившим заказное письмо ( ФАС ЗСО от 29 апреля 2013 г. № Ф04-1089/13 по делу № А03-13461/2012, постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 29 июня 2012 г. № 04АП-2238/12). Хотя встречаются и противоположные решения (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Удмуртской Республики от 3 июля 2012 г. по делу № 33-2090/12).
ВАС РФ указывает на то, что шестидневный срок предполагаемой даты получения требования о представлении документов (информации), предусмотренный , представляет собой юридическую презумпцию, подлежащую применению только в тех случаях, когда такое требование фактически не получено или дата его получения не известна ( ВАС РФ от 24 мая 2013 г. № ВАС-6231/13 "Об отказе в передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации").
Вместе с тем, в 2011 году Минфин России дал разъяснение по этому поводу, подчеркнув, что требование о представлении документов, направленное по почте заказным письмом, считается полученным на основании по истечении шести дней с даты направления заказного письма. При этом указанный срок не ставится в зависимость от фактической даты получения налогоплательщиком данного требования ( Минфина России от 6 мая 2011 г. № 03-02-07/1-159).
6. Возможно ли повторное истребование документов, подтверждающих ведение совместной с проверяемым налогоплательщиком деятельности? Первоначально запрет на истребование документов, которые ранее уже предоставлялись в налоговый орган, был установлен в и вступил в силу с 1 января 2010 года, но только в рамках проверки правильности исчисления и уплаты налогов самим налогоплательщиком (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ " ").
Для контрагентов проверяемых налогоплательщиков аналогичное правило в отношении истребуемых документов начало действовать несколько позже, с 1 января 2011 года (Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования ").
7. Можно ли попросить у налогового органа отсрочку исполнения требования о предоставлении документов? Налоговое законодательство не обязывает инспекцию удовлетворять подобное ходатайство, но даже в случае отказа суд может признать контрагента проверяемого налогоплательщика невиновным при наличии объективных препятствий для своевременного направления документов или информации ( ФАС УО от 18 июня 2012 г. № Ф09-5281/12 по делу № А71-9114/2011).
В организацию поступил запрос из ИФНС по проверяемому контрагенту на основании ст. 93.1 НК РФ, требуется представить карточки счетов, регистры бухгалтерского учета, договоры, накладные, акты, счета-фактуры, ТТН, таможенные декларации, документы, касающиеся импорта, а также деловую переписку - все документы за период с 01.01.2011 по 31.12.2015.Обязана ли организация хранить указанные документы (за 2011, 2012, 2013 годы)? Обязана ли организация представить документы за указанный период? Каковы сроки хранения вышеуказанных документов? Имеет ли право ИФНС истребовать деловую переписку?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если установленные законом сроки хранения истребованных налоговым органом документов не истекли, отказ от их предоставления неправомерен.
Налоговый орган, на основании ст. 93.1 НК РФ, имеет право истребовать у Вашей организации (далее - Организация) документы в том числе за периоды с 2011 по 2015 годы.
В Организации в настоящее время должны быть в наличии документы в том числе за период с 01.01.2011 по 31.12.2015. Следовательно, она обязана представить их налоговым органам по их требованию.
Обоснование вывода:
1. Права налоговых органов
Одним из мероприятий налогового контроля, предусмотренного главой 14 НК РФ, является истребование налоговым органом документов (информации) о самом налогоплательщике или о конкретных сделках у его контрагентов или иных лиц. Порядок их истребования установлен ст. 93.1 НК РФ. Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), эти документы (информацию).Как мы поняли из вопроса, у контрагента Организации проводится . Поэтому в силу п. 1 ст. 93.1 НК РФ налоговый орган может истребовать документы, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика.
Перечень истребуемых документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, законодателем не ограничен. Согласно официальным разъяснениям, к таким документам относятся любые документы, содержащие необходимую для целей налогового контроля информацию, касающуюся деятельности проверяемого налогоплательщика, а также информацию относительно конкретной сделки (письма Минфина России от 30.09.2014 N ЕД-4-2/19869, от 09.10.2012 N 03-02-07/1-246, от 19.05.2010 N 03-02-07/1-243, от 11.10.2007 N 03-02-07/1-438, ФНС России от 24.08.2015 N АС-4-2/14873, от 30.09.2014 N ЕД-4-2/19869). На отсутствие законодательных ограничений в перечне документов, которые могут быть запрошены у контрагентов налогоплательщика и у иных лиц, располагающих информацией о налогоплательщике, указывают и судьи (смотрите, в частности, постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 29.11.2012 N 08АП-8080/12).
Уполномоченные органы указывают на то, что ст. 93.1 НК РФ не установлено ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) (смотрите письмо Минфина России от 23.11.2009 N 03-02-07/1-519, а также Вопрос: Ограничен ли период, за который могут быть истребованы документы в рамках ст. 93.1 НК РФ? Правомерно ли истребование при камеральной проверке документов у контрагентов в рамках ст. 93.1 НК РФ за период, превышающий период, за который представлены декларации? (официальный сайт ФНС России, раздел "Часто задаваемые вопросы", май 2013 г.)).
Также разъясняется, что ст. 93.1 НК РФ не установлено, что период, к которому относится истребуемый документ, должен быть равен периоду налоговой проверки проверяемого налогоплательщика (письмо Минфина России от 27.09.2013 N 03-02-07/1/40175). Причем, по мнению судов, контрагент проверяемого налогоплательщика не вправе оценивать относимость истребуемых документов к проверяемому периоду налогоплательщика, поскольку такая оценка находится в компетенции налогового органа, осуществляющего проверку (смотрите, например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.07.2014 N Ф02-2740/14 по делу N А19-15362/2013, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 19.02.2014 N 04АП-5699/13, от 14.10.2013 N 04АП-4483/13, от 14.10.2013 N 04АП-4461/13, от 23.09.2013 N 04АП-4284/13).
Согласно п. 5 ст. 93.1 НК РФ лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией). Если истребуемые документы (информация) не могут быть представлены в указанный срок, налоговый орган по ходатайству лица, у которого истребованы документы, вправе продлить срок представления этих документов (информации) (письмо Минфина России от 18.03.2013 N 03-02-08/20).
Что касается сроков хранения первичных документов, то они по-разному регулируются в бухгалтерском и налоговом законодательстве. Так, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ возлагает на налогоплательщика обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (смотрите также письмо Минфина России от 02.08.2011 N 03-02-07/1-272). Частью 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) установлено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Поэтому налоговый орган на основании ст. 93.1 НК РФ может истребовать у Организации документы в том числе за периоды с 2011 по 2015 годы.
Отметим, что в соответствии с п. 6 ст. 93.1 НК РФ отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ.
Вместе с тем действия налогоплательщика, связанные с нарушением порядка и сроков хранения документации, не входят в состав налогового правонарушения, ответственность за совершение которого установлена п. 1 ст. 129.1 НК РФ (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 13.02.2009 N 02АП-234/2009).
Таким образом, если организация не имеет намерения вступать в спор с налоговыми органами, ей следует представить в налоговый орган имеющиеся у нее (в пределах, указанных в Требовании) документы (их копии), а в отношении отсутствующих - сообщить о том, что не располагает ими (например по причине их несоставления налогоплательщиком или неполучения от контрагента, или истечения срока хранения).
2. Документы бухгалтерского учета
Повторим, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ).
В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения - 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других - большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению, например:
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
А) сводная годовая (консолидированная) - постоянно;
Б) годовая - постоянно;
В) квартальная - 5 лет (при отсутствии годовых - постоянно);
Г) месячная - 1 год (при отсутствии квартальных - постоянно);
налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет (п. 395 Перечня);
налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма N 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
расчеты, заключения, справки, переписка к договорам, соглашениям хранятся не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения (ст. 455 Перечня);
акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня);
регистры бухгалтерского (бюджетного) учета ( , журналы - ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) - 5 лет (ст. 361 Перечня);
документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - 5 лет (ст. 366 Перечня);
счета-фактуры - 4 года (ст. 368 Перечня);
ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов - 5 лет (ст. 300 Перечня);
договоры, соглашения - 5 лет (ст. 436 Перечня);
сроки хранения документов, связанных с транспортным обслуживанием, указаны в разделе 10.3 "Транспортное обслуживание, внутренняя связь" Перечня;
таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности) - 5 лет (ст. 757 Перечня); спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования - 5 лет (ст. 756 Перечня);
документы (заключения, справки, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов - 10 лет (ст. 506 Перечня);
переписка по вопросам импорта - 10-15 лет (ст. 507 Перечня).
3. Документы налогового учета
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 специальными нормами, обязывают плательщиков, соответственно, налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ)).
Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете ( на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо, как минимум, 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.
Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 N 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12.
Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:
убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12, от 09.06.2012 N ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 N ГД-4-3/2251@).
цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
стоимости приобретения покупных товаров.
Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 N 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 N Ф05-7106/13 по делу N А40-74496/2012).
Счет-фактура, книга покупок и книга продаж применяются исключительно для целей применения налоговых вычетов по НДС и составления налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость. То есть книги продаж и книги покупок являются документами налогового учета.
Формы и порядок ведения книг покупок и книг продаж установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Постановление N 1137). В соответствии с п. 24 Приложения N 4 к Постановлению N 1137 книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для книги продаж (п. 22 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).
Таким образом, срок хранения книги покупок и книги продаж составляет не менее 4 лет с даты последней записи. Срок хранения счетов-фактур, согласно ст. 368 Перечня, составляет 4 года, что соответствует НК РФ.
Из вышеизложенного можно сделать вывод, что установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ четырехлетний срок по общему правилу отсчитывается не со дня составления первичного документа, а с первого числа отчетного (налогового) периода, следующего за тем, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Например, если исходить из норм налогового законодательства, то договоры должны храниться в течение 4 лет после окончания того года, в котором они прекратили свое действие, и т.п. Вместе с тем Перечнем установлены разные сроки для разных видов договоров (смотрите, например, ст.ст. 85, 123, 125, 159, 172, 191, 337, 340, 365, 407, 436, 826 Перечня и т.д.).
4. Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды
В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.5. Обязанности Организации
Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).Поскольку, как упоминалось в первом разделе настоящей консультации, период времени, за который налоговым органом могут быть истребованы документы, законодателем не ограничен, можно сделать вывод, что налоговый орган может истребовать документы, которые должны храниться в Организации в соответствии с нормативными актами как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету.
С точки зрения налогового законодательства, в Организации должны храниться документы, как минимум, начиная с 2012 года (если более длительные сроки не установлены НК РФ). Исходя из нормативных актов по бухгалтерскому учету еще должны храниться первичные документы начиная с 2011 года (в отдельных случаях - и более ранние). Наконец, документы, связанные с начислением оплаты труда и взносов во внебюджетные фонды, должны быть в наличии начиная с 2010 года (а многие - храниться постоянно).
В целом, можно сделать вывод, что в Организации в настоящее время должны быть в наличии документы за период 01.01.2011 по 31.12.2015. Следовательно, она обязана представить их налоговым органам по их требованию.
Что касается деловой переписки, то сроки ее хранения регламентированы разными пунктами упомянутого выше Перечня и зависят от характера данной переписки. В частности, переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности должна храниться 5 лет (п. 35 Перечня).
У нас нет сведений о характере истребованной налоговым органом переписки. Полагаем, однако, что речь идет о переписке с контрагентом по вопросам хозяйственной деятельности. В таком случае она должна храниться 5 лет начиная с года, следующего за годом отправки или получения писем. В рассматриваемом случае это охватывает период с 2011 года.
Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;
Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности;
Энциклопедия решений. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РКА Буланцов Михаил
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Практически каждый налогоплательщик хотя бы раз получал требование о представлении документов. Содержание требования налоговой инспекции практически во всех случаях стандартно: организации либо индивидуальному предпринимателю необходимо представить определенный перечень документов (акты, договоры, счета-фактуры, накладные и пр. документы) в виде заверенных копий к сроку, указанному в требовании. Разберемся, какие документы налогоплательщики обязаны представить, а какой запрос можно проигнорировать.
Начнем с того, что в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.
Право истребования у проверяемого лица необходимых документов (информации) для реализации мероприятий налогового контроля предусмотрено ст. 93 НК РФ. Помимо этого, документы (информация) о деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) могут быть запрошены у его контрагентов или иных лиц (ст. 93.1 НК РФ). Налогоплательщику (плательщику сборов, налоговому агенту) нужно четко понимать, как же на самом деле вести себя при получении требования, чтобы избежать налоговой ответственности.
Какие документы в рамках требования необходимо представлять, а какой запрос можно проигнорировать?
Представители финансового ведомства (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-02-07/1/39920), рассматривая вопрос о документах, истребуемых налоговым органом, проводящим выездную налоговую проверку, отметили, что при проведении налоговой проверки налогоплательщик обязан обеспечить проверяющим возможность ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов (п. 12 ст. 89 НК РФ).
В письме Минфина России от 25.01.2012 № 07-02-06/10 указано, что в рамках проведения выездной налоговой проверки налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) обязан обеспечить возможность должностных лиц налоговых органов, проводящих налоговую проверку, ознакомиться с любыми документами, связанными с исчислением и уплатой налогов (сборов).
Также Минфин России посчитал, что при проведении выездной налоговой проверки налоговый орган вправе проверить регистры бухгалтерского и налогового учета, которые ведутся в установленном порядке и с учетом учетной политики, которая для целей налогообложения определена как выбранная налогоплательщиком совокупность допускаемых НК РФ способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности налогоплательщика (письмо от 11.05.2010 № 03-02-07/1-228).
Как отмечено в постановлении АС Центрального округа от 29.07.2015 № А35-1029/2014, положения п. 6 ст. 21, п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 93, ст. 313 НК РФ обязывают налогоплательщика вести регистры бухгалтерского учета, а у налогового органа имеется право проверить регистры бухгалтерского и налогового учета, которые ведутся в установленном порядке и с учетом положений учетной политики.
Как следует из п. 2 ст. 93 НК РФ, истребованные документы считаются представленными в случаях:
Представления истребованных документов лично или через представителя в налоговый орган;
Направления истребованных документов по почте заказным письмом в налоговый орган;
Передачи документов по телекоммуникационным каналам связи.
Иных способов представления документов в налоговый орган указанная норма не содержит. При этом в налоговом законодательстве не приведен конкретный перечень документов, который должен представить налогоплательщик в рамках мероприятия налогового контроля.
Перечень представляемых документов
Налоговое законодательство использует лишь общие характеристики документов и (или) сведений, подлежащих представлению в налоговые органы: «документы, необходимые для исчисления и уплаты налога» (п. 6 ст. 23 НК РФ), «необходимые для проверки документы» (п. 1 ст. 93 НК РФ).
Таким образом, перечень документов, которые вправе истребовать налоговый орган, является открытым. Но это не означает, что налоговому органу достаточно сослаться на необходимость тех или иных документов и у налогоплательщика возникает обязанность представить эту информацию, за неисполнение которой наступает ответственность по ст. 129.1 НК РФ. Непредставление тех документов, ведение которых для целей налогообложения не является обязательным, не может повлечь налоговую ответственность.
На практике налоговые органы и налогоплательщики по-разному понимают состав документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, о чем свидетельствует обширная арбитражная практика.
Так, налоговые органы полагают, что выписки по счетам являются регистрами бухгалтерского учета и, следовательно, в соответствии со ст. 93 НК РФ могут быть истребованы у проверяемого банка при проведении выездной налоговой проверки (письмо ФНС России от 11.10.2007 № ШТ-6-06/774@).
Пример 1
В рамках проведения встречной налоговой проверки контрагента налогоплательщику было предложено в соответствии со ст. 93.1 НК РФ в течение пяти дней со дня получения требования представить следующие документы:
Счета-фактуры;
Договор (контракт, соглашение);
Платежное поручение;
Приходный кассовый ордер;
Акт приема-передачи к договору (контракту, соглашению);
Товарно-транспортные накладные;
Доверенность;
Книгу продаж;
Карточки бухгалтерских счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Продажи».
В сопроводительном письме налогоплательщик указал на необоснованность части требования, а именно обязанности по представлению карточек бухгалтерских счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Продажи», в связи с тем, что истребованные документы не относятся к документам, служащим основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов проверяемого налогоплательщика.
Налогоплательщик воспользовался правом, данным ему положениями подп. 11 ст. 21 НК РФ.
Напомним, что налогоплательщики имеют право не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов, иных уполномоченных органов и их должностных лиц, не соответствующие НК РФ или иным федеральным законам. Однако налоговый орган посчитал иначе и расценил действия организации как отказ от предоставления запрашиваемых сведений при проведении налоговой проверки документов и привлек организацию к налоговой ответственности по ст. 129.1 НК РФ.
Налогоплательщиком была соблюдена процедура досудебного урегулирования спора, но вышестоящее УФНС оставило решение налоговой инспекции в силе.
Судебное разбирательство закончилось в пользу налогоплательщика.
Суд пришел к выводу, что карточки бухгалтерских счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Продажи», истребованные инспекцией, в рассматриваемом случае не могут быть признаны теми документами, который налогоплательщик обязан представить налоговому органу в целях осуществления мероприятий налогового контроля в отношении проверяемого контрагента.
Разрешая спорный вопрос в пользу налогоплательщика, суд исходил из того, что подтверждением данных налогового учета (ст. 313 НК РФ) являются:
1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
Карточки бухгалтерских счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Продажи» являются документами бухгалтерского учета организации и не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика. Указанные документы не несут в себе детальной информации о хозяйственных операциях заявителя, в них нет информации, связанной с исчислением и уплатой налогов.
Соответственно, содержащаяся в карточках информация не может быть признана той информацией, которую общество обязано представить налоговому органу в целях осуществления налогового контроля в отношении проверяемого налогоплательщика. Поскольку карточки бухгалтерских счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Продажи» не являются обязательными для целей налогообложения, заявитель не может нести ответственность за их непредставление.
(Решение арбитражного суда Республики Бурятия от 05.03.2013 № А10-2526/2012)
В другом споре в ответ на требование налогового органа о предоставлении таких документов, как общие оборотно-сальдовые ведомости, оборотно-сальдовые ведомости по конкретным счетам бухгалтерского учета, главная книга, положение о премировании, штатное расписание и должностные инструкции сотрудников поименно с обозначением занимаемой должности (по отделам), приказы о назначении и увольнении руководителей и главных бухгалтеров, график, табель работы каждого сотрудника помесячно (по отделам), реестры платежей к платежным поручениям и платежные поручения на выплату заработной платы, налогоплательщик представил пояснения, что они не являются первичными документами налогового учета и не имеют прямого отношения к процессу формирования налоговой базы и к порядку учета и уплаты налогов, в связи с чем указанные документы в инспекцию не представлены.
Суд справедливо счел привлечение налогоплательщика к ответственности необоснованным, поскольку запрошенные, но не представленные документы не давали ответов на вопросы, вынесенные в акте и в решении, на ход проведения выездной налоговой проверки не влияли.
Кроме того, налогоплательщик представил документы, необходимые для налогового контроля, причины непредставления тех или иных документов, указанные налогоплательщиком, обоснованны (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 № 09АП-15057/2015).
Высшая коллегия судей отметила, что карточки счетов по детализации расходов хозяйственных операций, расшифровка отдельных счетов бухгалтерского учета, главные книги, оборотно-сальдовые ведомости по счетам, аналитические регистры бухгалтерского учета, раскрывающие информацию об имуществе, обязательствах, доходах и расходах внутри синтетических счетов, журналы регистрации предъявленных и полученных счетов-фактур не отнесены к числу первичных бухгалтерских документов. Копия штатного расписания, положение об оплате труда, положение о премировании, коллективный договор являются документами, регулирующими трудовые отношения, возникающие между работодателем и работником.
Таким образом, данные документы не являются документами, необходимыми для исчисления и уплаты налогов (постановление ВС РФ от 09.07.2014 № 46-АД14-15).
Аналогичная позиция содержится в постановлениях АС Московского округа от 09.02.2015 № А40-32972/14, ФАС Поволжского округа от 19.09.2013 № А55-31523/2012, решении Арбитражного суда Кемеровской области от 07.07.2015 № А27-4650/2015. В приведенных решениях судьи также сочли, что главная книга, карточки счетов не имеют отношения к исчислению и уплате налогов (сборов).
Но в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 28.02.2013 № А13-3557/2012 (то есть до выхода приведенного постановления ВС РФ) суд указал, что в целях установления правильности исчисления налогоплательщиком налоговый орган вправе требовать регистры бухгалтерского учета по отражению перечисленных в адрес энергетической компании сумм для формирования фонда энергоснабжения, а также платежные документы.
А в постановлении АС Восточно-Сибирского округа от 25.05.2015 № А19-13257/2014 суд, используя информацию фирмы 1С, размещенную на официальном сайте в интернете, поддержал требование налогового органа представить оборотно-сальдовые ведомости в разрезе контрагентов и карточки счетов по субконто. В данном деле суд исходил из того, что истребованные налоговым органом документы не только необходимы для проведения проверки достоверности учета изменений в налоговой декларации, но и могут быть сформированы с использованием программы 1С «Бухгалтерия 8». Таким образом, требование налогового органа о представлении регистров бухгалтерского учета является правомерным.
Однако в большинстве последних решений арбитражных судов по вопросу правомерности истребования у налогоплательщика регистров бухгалтерского учета суды поддерживают право налогоплательщиков не представлять налоговым органам регистры бухгалтерского учета, не являющиеся первичными учетными документами.
На практике налогоплательщики зачастую получают требования о предоставлении пояснений, касающихся низкого значения удельного веса налоговых вычетов, превышения темпа роста вычетов над темпом роста начисленного НДС, снижения уровня рентабельности. Обязательно ли исполнять налогоплательщику такое требование?
Отметим, что получение пояснений от проверяемого лица имеет целью выяснение причин имеющихся в его отчетности ошибок и противоречий, и в случае отсутствия таковых в налоговой декларации и представленных документах при проведении камеральной налоговой проверки у налогового органа отсутствуют основания для истребования у налогоплательщика дополнительных пояснений и документов. Иные основания направления налоговым органом сообщения с требованием представления пояснений не соответствуют целям налогового контроля, осуществляемого налоговыми органами в форме камеральной налоговой проверки (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.06.2014 № А78-9467/2013). Другими словами, камеральная налоговая проверка представляет собой выявление ошибок, допущенных при заполнении налоговых деклараций, противоречий между сведениями, содержащимися в представленных документах, то есть эта проверка является счетной проверкой представленных документов, которая должна проводиться адекватными методами и не подменять собой выездную проверку. Такая позиция высказана в решении арбитражного суда Астраханской области от 04.07.2014 № А06-3739/2014. Этот вывод подтвердил и Двенадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 18.09.2014 по тому же делу. Стоит сказать, что данный спор дошел до кассационной инстанции, и постановлением АС Поволжского округа от 06.02.2015 № Ф06-19254/2013 по делу № А06-3739/2014 дело передано на новое рассмотрение, за исключением вопроса о применении ответственности по ст. 126 НК РФ.
Отказ в представлении документов в связи с банковской тайной
При истребовании документов в рамках налоговой проверки у банков возникают вопросы: все ли документы они обязаны представлять налоговым органам и нет ли здесь противоречия с соблюдением требований ст. 26 «Банковская тайна» Федерального закона от 02.12.90 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»?
В пункте 7 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57 «О некоторых вопросах, возникающих при применении арбитражными судами части первой Налогового кодекса Российской Федерации» подчеркивается, что при рассмотрении дел, связанных с оспариванием банками действий налоговых органов по истребованию документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, судам необходимо учитывать, что возложение НК РФ на банки специальных обязанностей в связи с их особым статусом в системе безналичных расчетов не освобождает названные организации от выполнения иных обязанностей, которые предусмотрены НК РФ для всех организаций, в том числе обязанностей, вытекающих из положений ст. 93.1 НК РФ.
В пункте 2 ст. 102 НК РФ сказано, что налоговая тайна не подлежит разглашению налоговыми органами, органами внутренних дел, следственными органами, органами государственных внебюджетных фондов и таможенными органами, их должностными лицами и привлекаемыми специалистами, экспертами, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
В Определении Конституционного суда РФ от 14.12.2004 № 453-О отмечается, что «...федеральный законодатель вправе возложить на банк, иную кредитную организацию обязанность по предоставлению налоговым органам и их должностным лицам сведений, составляющих банковскую тайну, только в пределах и объеме, необходимых для реализации указанных в Конституции РФ целей, включая публичные интересы и интересы других лиц».
Аналогичным образом высказался и Президиум ВАС РФ в постановлении от 31.03.2009 № 16896/08: «... налоговые органы вправе получать доступ к информации, составляющей банковскую тайну, в пределах, необходимых для осуществления такого контроля».
Так, в одном из судебных дел банк отказал в представлении документов налоговому органу, указанных в требовании, в связи с тем, что запрашиваемые документы содержат информацию, составляющую банковскую тайну (лицевой счет/наименование счета; номер, дата договора, его начало и окончание; сумма договора; процентная ставка; пролонгация). Однако суд пришел к выводу о том, что банк был не вправе отказывать в представлении имеющихся у него документов в целях соблюдения банковской тайны, поскольку проверку правильности исчисления и уплаты налога осуществляет не банк, а налоговая инспекция, на которую эта функция и обязанность возложена налоговым законодательством (решение арбитражного суда г. Москвы от 20.07.2015 № А40-56624/2015).
Таким образом, режим банковской тайны не является препятствием для использования соответствующих сведений налоговыми органами, поскольку согласно ст. 102 НК РФ полученные сведения о налогоплательщике являются налоговой тайной, не подлежат разглашению, имеют специальный режим хранения и доступа.
Отказ в представлении документов в связи с большим объемом
Документы, которые истребуются в ходе налоговой проверки, представляются в течение десяти дней со дня вручения соответствующего требования. В случае если проверяемое лицо не имеет возможности представить названные документы в течение десяти дней, оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, письменно уведомляет проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в указанные сроки документов с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и о сроках, в течение которых проверяемое лицо может представить такие документы (п. 3 ст. 93 НК РФ).
А как быть, если налоговыми органами запрашиваются копии документов, исчисляемые тысячами либо миллионами листов?
Отметим, что налоговое законодательство исходит из недопустимости причинения неправомерного вреда при проведении мероприятий налогового контроля (ст. 35 и 103 НК РФ). И если, осуществляя налоговый контроль, налоговые органы руководствуются неразумными или нецелесообразными целями и мотивами, налоговый контроль в таких случаях может превратиться из необходимого инструмента налоговой политики в инструмент подавления экономической самостоятельности и инициативы, чрезмерного ограничения свободы предпринимательства и права собственности, что в силу ст. 34, 35 и 55 Конституции РФ недопустимо. Действия налоговых органов не должны нарушать права и свободы других лиц. Такой подход сформулирован в постановлении КС РФ от 16.07.2004 № 14-П. И ярким свидетельством тому - спор, рассмотренный в постановлении АС Северо-Западного округа от 02.06.2015 №А13-5629/2014.
Пример 2
В рамках проведения выездной налоговой проверки у банка были истребованы копии документов (договоры уступки права требования (цессии) с приложениями, дополнительными соглашениями и пр.; кредитные досье по заемщикам; договоры залога, поручительства, об открытии аккредитива и иные; анализы финансового состояния заемщиков; информация об оценке залогового имущества; регистры бухгалтерского и налогового учета (выписки по счетам), подтверждающие выдачу кредита и уплату кредита, процентов, неустойки по выданным кредитам и пр.).
Уведомлением банк просил налоговую инспекцию отозвать требование, касающееся представления документов в объеме, указанном в определенном пункте требования. Свою просьбу банк мотивировал тем, что оригиналы первичных документов, подлежащих копированию, находятся в архивах филиалов, расположенных в разных регионах страны (свыше 70 структурных подразделений), объем копий запрашиваемых документов велик, а также одновременными ежегодной аудиторской проверкой и проверкой правильности исчисления страховых взносов. Истребованные документы представляют собой более 6 260 000 листов; такое количество копий может быть изготовлено на 100 печатающих устройствах в течение более двух месяцев; для изготовления такого количества копий потребуются 12 520 пачек бумаги общей стоимостью 1 800 000 руб., а также 1 400 000 руб. для приобретения расходных материалов (картриджи, ролики, фотобарабаны), и соответствующие затраты, связанные с полной или частичной заменой копирующих устройств в связи с их ускоренным износом, оплатой расходов на доставку копий документов из обособленных подразделений банка и с двойной оплатой труда сотрудников, привлекаемых к работе сверхурочно и в выходные дни; вес истребованных копий составит около 30 тонн, для их перевозки потребуется 20 автомобилей марки «Газель».
Однако налоговая инспекция отказала банку в возможности не представлять документы, подтверждающие правомерность включения в состав расходов сумм резерва на возможные потери по ссудам по кредитным договорам на предоставление заемщикам денежных средств. Досудебное обжалование решения налоговой инспекции не привело к положительным результатам.
Для успешного обжалования решения об отказе в непредставлении документов в судебном порядке банк произвел следующие расчеты: у лиц, проводящих налоговую проверку (четыре человека), отсутствует физическая возможность изучения такого объема документов в сроки, установленные для проведения проверки: четырем сотрудникам налоговой инспекции потребуется около 90 месяцев для изучения истребованного объема документов (при чтении одним сотрудником 100 страниц в час документы могут быть прочитаны в течение 15 650 часов (6 260 000: 4: 100), что соответствует более чем 1950 дням (по восемь часов)).
Суд согласился с правом налогового органа истребовать приведенные в требовании документы, поскольку они необходимы для проведения проверки. Но вместе с тем, несмотря на то что суды не уполномочены проверять целесообразность решений налоговых органов (их должностных лиц), которые действуют в рамках предоставленных им законом дискреционных полномочий, они отметили, что необходимость обеспечения баланса частных и публичных интересов в налоговой сфере как сфере властной деятельности государства предполагает возможность проверки законности соответствующих решений, принимаемых в ходе налогового контроля, в частности, об истребовании документов.
Судьи обратили внимание на то, что выездная налоговая проверка проводилась на территории банка (п. 1 ст. 89 НК РФ). Проводящие проверку лица, ознакомившись с оригиналами, представленных для проверки документов, не могли не знать об объеме документооборота банка. Также указанные лица не могли не знать о количестве истребованных у банка документов.
Располагая оригиналами значительного объема документов, проверяющие имели возможность оценить правомерность включения в состав расходов сумм резерва по возможным потерям по ссудам на основе оригиналов документов и только в случае установления нарушений истребовать у банка копии документов.
Учитывая возможные материальные и временные затраты банка на изготовление копий документов, что не могли не понимать проверяющие, суд считает требования не соответствующим целям и задачам налоговых органов и нарушающим права заявителя.
(Постановление АС Северо-Западного округа от 02.06.2015 № А13-5629/2014)
Вместе с тем большой объем запрашиваемых документов не будет рассматриваться в качестве смягчающего ответственность обстоятельства, если часть документов налогоплательщик мог представить в электронном виде, не затрачивая времени на их копирование (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2014 № А27-4488/2014). Эти выводы нашли подтверждение и в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 29.01.2015 № Ф04-14262/2014 по тому же делу.
Отказ в представлении документов, касающихся применения льготы по НДС
Большая часть судебных споров относится к вопросам представления документов, подтверждающих право на применение налоговых льгот по НДС. И это не случайно. В силу действия п. 6 ст. 88 НК РФ при проведении камеральной проверки налоговой декларации по НДС с заявленным правом на применение налоговых льгот налоговые органы вправе запросить документы, подтверждающие эти льготы.
Порядок истребования налоговыми органами документов в части применения налоговых льгот рассмотрен в п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием НДС» (далее - постановление № 33). В силу п. 6 ст. 88 НК РФ при проведении камеральной налоговой проверки налогоплательщики обязаны представлять документы, подтверждающие право на налоговые льготы. Как отмечено в п. 14 постановления № 33, при применении указанной нормы необходимо использовать понятие «налоговая льгота» в смысле, определенном п. 1 ст. 56 НК РФ. А согласно п. 1 ст. 56 НК РФ льготами по налогам признаются предоставляемые отдельным категориям налогоплательщиков преимущества по сравнению с другими налогоплательщиками. То есть под действие п. 6 ст. 88 НК РФ подпадают те перечисленные в ст. 149 НК РФ операции, освобожденные от налогообложения, которые по своему характеру отвечают понятию налоговой льготы.
Так, примерами налоговых льгот являются операции по реализации:
Продуктов питания, непосредственно произведенных столовыми образовательных и медицинских организаций (подп. 5 п. 2 ст. 149 НК РФ);
Предметов религиозного назначения и религиозной литературы, производимых религиозными организациями (объединениями) (подп. 1 п. 3 ст. 149 НК РФ);
Товаров, работ, услуг (за исключением брокерских и иных посреднических услуг, не указанных в подп. 12.2 п. 2 ст. 149 НК РФ), производимых и реализуемых общественными организациями инвалидов (подп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ);
Оказание услуг коллегиями адвокатов, адвокатскими бюро, адвокатскими палатами субъектов РФ или Федеральной палатой адвокатов своим членам в связи с осуществлением ими профессиональной деятельности (подп. 14 п. 3 ст.149 НК РФ).
В постановлении АС Северо-Западного округа от 10.06.2015 № А56-42376/2014 рассматривалась ситуация правомерности предоставления налогоплательщиком документов, подтверждающих право на применение пониженной ставки НДС. Как разъяснено в п. 20 постановления № 33, для применения пониженной налоговой ставки достаточно, чтобы реализуемый (ввозимый) товар соответствовал коду, определенному Правительством РФ со ссылкой хотя бы на один из двух источников - Общероссийский классификатор продукции или Товарную номенклатуру внешнеэкономической деятельности.
Таким образом, при исчислении НДС налогоплательщик, применяющий пониженную ставку налога, обязан подтвердить факт реализации товаров, облагаемых в силу требований НК РФ налоговой ставкой 10%. Неисполнение прямого указания закона влечет для налогоплательщика неблагоприятные для него последствия в виде отказа налоговым органом в применении такого размера налоговой ставки и в доначислении налога по ставке 18%.
В подобных ситуациях налоговые органы вправе запросить документы, подтверждающие использование налоговых льгот.
Вместе с тем налоговыми органами не могут быть истребованы документы по операциям, не являющимся объектом налогообложения в силу п. 2 ст. 146 НК РФ или освобождаемым от налогообложения в силу ст. 149 НК РФ, когда целью освобождения не являлось предоставление определенной категории лиц преимуществ по сравнению с другими лицами, совершающими такие же операции.
На сегодняшний день судами уже выработалась позиция в отношении необходимости предоставления налогоплательщиком документов при осуществлении тех или иных льготных операций по НДС в рамках проведения камеральной налоговой проверки.
Систематизируем основные такие решения в таблице.
Таблица. Судебные решения, связанные с документальным подтверждением льгот по НДС
|
Реквизиты судебного решения |
Льготируемая операция |
|---|---|
|
Постановление АС Уральского округа от 24.02.2015 № А71-6132/2014 |
Поскольку в подп. 13 п. 2 (услуги по ремонту и техническому обслуживанию товаров и бытовых приборов) и подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ (операции займа в денежной форме и ценными бумагами, включая проценты по ним, а также операции РЕПО) предусмотрены специальные правила налогообложения соответствующих операций, а не нормы об освобождении определенной категории лиц от уплаты налога, то заявителем в налоговых декларациях налоговые льготы использованы не были, в связи с чем налоговый орган не вправе был истребовать у заявителя документы, указанные в требованиях |
|
Постановление ФАС Уральского округа от 17.02.2015 № А6021098/2014 |
Освобождение от НДС в отношении операций займа в денежной форме и ценными бумагами не имеет своей целью предоставление определенной категории лиц преимуществ по сравнению с другими лицами, совершающими такие же операции, а представляет собой специальные правила налогообложения соответствующих операций, требование налогового органа о представлении обществом документов, подтверждающих правомерность применения обществом права на налоговую льготу по НДС, является неправомерным |
|
Решение арбитражного суда Приморского края от 27.01.2015 № А5130238/2014 |
Реализация входных билетов на посещение зрелищноразвлекательных и культурнопросветительских мероприятий (кинопоказы) представляет собой специальные правила налогообложения соответствующих операций, а поэтому налоговым органом не могут быть истребованы документы по таким операциям, которые не являются объектом налогообложения |
|
Постановление ФАС Уральского округа от 23.05.2014 № А6032962/2011 |
Отсутствие у налогоплательщика обязанности исчислять и уплачивать в бюджет НДС с операций по реализации земельных участков (долей в них) прямо предусмотрено нормами налогового законодательства (ст. 146 НК РФ) и в силу ст. 56 НК РФ не является льготой |
|
Решение арбитражного суда Брянской области от 08.08.2014 № А09-6248/2014 |
Операции по реализации лома и отходов черных и цветных металлов не являются налоговой льготой, поскольку не предоставляют преимущества одному лицу перед другим, следовательно, требование инспекции о предоставлении документов на подтверждение льготы является незаконным |
|
Постановление второго арбитражного апелляционного суда от 28.07.2014 № А29-8987/2013 |
Сославшись на ст. 56 НК РФ и постановление № 33, суд указал, что налоговые освобождения, которые указаны в подп. 4 (услуги по присмотру и уходу за детьми в организациях, осуществляющих образовательную деятельность) и подп. 25 п. 2 (реализация лома и отходов черных и цветных металлов), а также в подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ (операции займа в денежной форме и ценными бумагами, включая проценты по ним, а также операции РЕПО), не носят характера налоговых льгот, поскольку не являются преимуществами, предоставляемыми лишь отдельным категориям налогоплательщиков |
Таким образом, право на запрос документов в рамках камеральной налоговой проверки в части льготных операций может быть реализовано налоговыми органами в ситуации, когда применяемая льгота предназначена только для определенной категории лиц.
Процедурные оплошности налоговых органов
Проанализируем, какие оплошности налоговых органов при проведении мероприятий налогового контроля могут сыграть на руку налогоплательщику.
Обязательные реквизиты требования приведены в приказе ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@ «Об утверждении форм документов, предусмотренных НК РФ и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах».
Так, в числе обязательных реквизитов требования налогового органа должна быть указана причина его выставления, то есть обозначено мероприятие налогового контроля (например, проведение камеральной налоговой проверки), приведены реквизиты либо признаки запрашиваемых документов, позволяющие их идентифицировать.
Иными словами, требование о представлении документов должно быть сформулировано таким образом, чтобы налогоплательщик мог четко определить, о каких документах идет речь в выставленном в его адрес требовании о представлении документов.
Неуказание мероприятия налогового контроля
Одним из обязательных реквизитов требования является указание конкретного мероприятия налогового контроля.
Так, налоговая служба, рассмотрев обращение налогоплательщика по вопросу истребования документов налоговыми органами в соответствии со ст. 93.1 НК РФ, отметила, что в поручении об истребовании документов (информации) должно быть указано, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (письмо ФНС России от 30.09.2014 № ЕД-4-2/19869).
И неуказание в требовании налогового органа, в отношении какого мероприятия оно проводится, позволяет признать такое требование налогового органа не соответствующим положениям ст. 93.1 НК РФ и оспорить штраф за налоговое правонарушение по ст. 129.1 НК РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.02.2014 № А21-4118/2013).
Неуказание реквизитов документа
Статья 93 НК РФ не устанавливает для налогового органа обязанность указывать конкретные сведения и реквизиты документов в требовании налогового органа о представлении документов.
В случае истребования документов для проведения налоговой проверки налоговый орган не располагает и не может располагать сведениями о реквизитах первичных учетных документов, поскольку декларация содержит исключительно числовые данные. Именно в целях получения этих документов и направляется требование налоговым органом. Однако указанное обстоятельство не может расцениваться как освобождающее налогоплательщика от обязанности представить налоговому органу документы для проведения проверки.
С учетом изложенного, при наличии в требованиях о представлении документов указания на наименование первичных учетных документов и налоговый период, к которому они относятся, требование о представлении документов является достаточно определенным и обязательным для исполнения налогоплательщиком (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.06.2015 № А32-16973/2014).
Таким образом, неуказание конкретных реквизитов документов не может служить основанием для признания требования налогового органа недействительным. Из смысла норм ст. 93 НК РФ следует, что требование должно содержать определенные данные об истребуемых документах. То есть налогоплательщику должно быть понятно, какие документы необходимо представить в инспекцию, даже если в требовании не указаны реквизиты запрашиваемых документов (решение арбитражного суда Краснодарского края от 27.05.2015 № А32-12364/2014).
Неуказание реквизитов сделки
У налоговых органов может возникнуть необходимость получения документов (информации) вне рамок проведения налоговых проверок в части совершения конкретной сделки участников этой сделки или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). При этом необходимым условием истребования документов является указание в выставленном требовании сведений, позволяющих идентифицировать конкретную сделку (Определение ВАС РФ от 31.01.2013 № ВАС-16732/12).
Однако само по себе отсутствие реквизитов сделки не свидетельствует о неопределенности требования, если указаны период совершения сделки и контрагенты организации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.04.2014 № А19-11121/2013).
При этом налоговые органы не обязаны отчитываться перед контрагентом проверяемого лица о причинах, по которым они посчитали истребуемую информацию (документы) относящимися к конкретной сделке (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 09.07.2015 № А19-17224/2014).
Санкции за непредставление истребуемых документов
За непредставление истребуемых документов и (или) иных сведений в рамках камеральной или выездной налоговой проверок налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) может быть привлечен к налоговой ответственности, а его должностные лица - к административной ответственности.
Налоговая ответственность
За неправомерное непредставление запрашиваемых документов и (или) иных сведений в обозначенный срок налогоплательщику (плательщику сборов, налоговому агенту) грозят штрафные санкции, предусмотренные ст. 126 НК РФ.
Так, каждый непредставленный документ в отношении самого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) будет стоить ему 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Непредставление налоговому органу документов, предусмотренных п. 5 ст. 25.15 НК РФ (речь идет о финансовой отчетности контролируемой иностранной компании, а также аудиторском заключении по такой финансовой отчетности), выразившееся в отказе контролирующего лица представить имеющиеся у него документы, а равно иное уклонение от представления таких документов либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями влечет взыскание штрафа с контролирующего лица в размере 100 000 руб.
Непредставление сведений о другом налогоплательщике либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями для организаций и индивидуальных предпринимателей будет стоить 10 000 руб., для физических лиц - 1000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Штрафные санкции за неправомерное несообщение сведений налоговому органу предусмотрены ст. 129.1 НК РФ и составляют 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ), а при повторном совершении в течение календарного года - 20 000 руб. (п. 2 ст. 129.1 НК РФ).
Особый штраф предусмотрен в части непредставления (несвоевременного представления) налогоплательщиком - иностранной организацией (иностранной структурой без образования юридического лица) налоговому органу сведений, предусмотренных п. 3.2 ст. 23 НК РФ (речь идет о сообщении в налоговый орган по местонахождению объекта недвижимого имущества сведений об участниках этой иностранной организации (для иностранной структуры без образования юридического лица - сведений о ее учредителях, бенефициарах и управляющих)). В этом случае штраф составляет 100% от суммы налога на имущество организаций, исчисленного в отношении объекта недвижимого имущества, принадлежащего иностранной организации (иностранной структуре без образования юридического лица), которая не представила такие сведения.
При применении данных «штрафных» норм возникает вопрос: в каких случаях применяются положения ст. 126 НК РФ, а в каких - ст. 129.1 НК РФ?
Начиная с 1 января 2014 г. вопрос разграничения штрафных санкций за налоговые правонарушения в случае непредставления документов (информации) контрагентом или иным лицом проверяемого налогоплательщика не является спорным.
Так, Федеральным законом от 23.07.2013 № 248-ФЗ конкретизированы положения п. 6 ст. 93.1 НК РФ.
Штрафные санкции, предусмотренные ст. 126 НК РФ, применяются в случае отказа лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставления их в установленные сроки. То есть речь идет о документах, которые обязан представить налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) в рамках проведения налоговым органом мероприятий налогового контроля.
Штрафные санкции, предусмотренные ст. 129.1 НК РФ, применяются в случае неправомерного несообщения (несвоевременного сообщения) истребуемой налоговым органом информации.
Административная ответственность
Помимо налоговой ответственности в случае непредставления в налоговые органы запрашиваемых документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, для должностных лиц и граждан наступает административная ответственность. Так, штраф для должноcтных лиц составляет от 300 до 500 руб., для граждан - от 100 до 300 руб.
При этом административная ответственность может быть применена как в случаях истребования документов и (или) иных сведений, необходимых для проведения налоговой проверки самого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента), так и в отношении деятельности его контрагентов.
Вопрос
Добрый день.
Наша компания получила требование о предоставлении документов по нашему покупателю (ООО «АРИАНА»). Кроме договора, счетов-фактур, карточек бух. учета ФНС требует предоставить:
— штатное расписание с указанием ФИО, должностей сотрудников, оказывающих услуги в соответствии с исполнением договорных отношений с ООО «АРИАНА».
— Справка, Примечание: в т.ч. необходимо предоставить самостоятельно заключенные договора с физическими лицами, оказывающие услуги в соответствии с исполнением договорных отношений с ООО «АРИАНА».
Имеет ли право ФНС запрашивать документы по работникам, в рамках проверки нашего покупателя?
Можем ли мы их не предоставлять? на что сослаться?
Ответ
В соответствии с п. 1 ст. 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку налогоплательщика, вправе истребовать у его контрагентов документы, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика. Согласно п. 5 ст. 93.1 НК РФ контрагент, получивший требование о представлении документов, обязан его исполнить в течение 5 дней со дня получения или в тот же срок сообщить об отсутствии истребуемых документов. Отказ контрагента от представления запрашиваемых документов в силу п. 6 ст. 93.1 НК РФ влечет ответственность, предусмотренную ст. 129.1 НК РФ.
Штатное расписание контрагента является его внутренним документом, утверждаемым руководителем, и формально не может относиться к деятельности проверяемого налогоплательщика, поскольку в нем отражаются, в частности, месячная зарплата по тарифной ставке (окладу), установленная контрагентом, различные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), а также наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации.
Исходя из смысла п. 1 ст. 93.1 НК РФ следует, что документы, не связанные с деятельностью проверяемого налогоплательщика, не подлежат истребованию. Большинство судов признают правомерным отказ контрагента в представлении по запросу налогового органа таких документов (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2011 N А40-46403/11-91-198 (оставлено без изменения Постановлением ФАС Московского округа от 06.02.2012), ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2010 N А56-59024/2009, ФАС Поволжского округа от 15.01.2009 N А12-10258/2008).
Однако следует иметь в виду, что при рассмотрении спора в судебном порядке арбитры в каждом конкретном случае будут выяснять фактическую связь истребованных документов с деятельностью проверяемого налогоплательщика, при этом бремя доказывания лежит на налоговом органе. Поэтому стопроцентной уверенности в том, что суд примет сторону контрагента, не представившего документы по требованию налогового органа, нет.
Привлечение контрагента к ответственности за неисполнение обязанности по представлению штатного расписания по требованию инспекции возможно, в частности, если налоговый орган докажет, что сведения, отраженные в таком документе, могут иметь связь с деятельностью проверяемого налогоплательщика.
Кроме того, необходимо отметить, что Минфин России в Письме от 20.06.2008 N 03-02-07/1-225 порекомендовал организациям при возникновении вопросов о соответствии налоговому законодательству требования налогового органа о представлении конкретных документов обратиться в этот налоговый орган с просьбой о их разъяснении. Причем при рассмотрении одного дела суды учли, что общество, не обратившись в налоговый орган за уточнением в связи с неясностью относительно запрошенной информации в требовании, фактически отказало инспекции в ее предоставлении. В результате привлечение организации к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 129.1 НК РФ за непредставление сведений (документов), Определением ВАС РФ от 14.03.2011 N ВАС-2188/11 признано обоснованным.
Смежные вопросы:
-
Сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Приобрела квартиру. Хочет получить вычет по НДФЛ с 2000000-00 путем перечисления денег на карточку в полной сумме. Какие…... -
Налог на прибыль за 2015 . Какой процент рентабельности у строителей?
✒ К сожалению, нам не удалось до Вас дозвониться для уточнения вопроса. Возможно, Вам нужна информация об оценке…... -
У юр.лица проводится выездная налоговая проверка. Бухгалтерию ведет спец.организации в своем офисе. Юристы сказали, что есть возможность выемки доков и орг техн. (обыска) помещения, где находится спец.организация ведущая бухгалтерию.…... -
Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
✒ В организации должны оформляться…...
Представление документов по требованию налоговой инспекции происходит по определенным НК РФ правилам, и в современных условиях для этого существует несколько способов. Расскажем об этом в нашем материале.
Способы представления документов
Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):
- бумажные заверенные ксерокопии передаются лично налогоплательщиком или через представителя в налоговую инспекцию или заказным письмом по почте (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);
- в электронной форме по специальному формату и в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@;
- в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика;
- в виде скан-образов по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.
Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из материалов:
- «Порядок заполнения декларации 3-НДФЛ в личном кабинете» ;
- «Система Платон - личный кабинет пользователя (нюансы)» .
Представление документов в электронной форме
Как получить электронную подпись, узнайте из публикации .
Благодаря такой возможности вы:
- избегаете технических ошибок благодаря применению электронных форматов;
- экономите свои ресурсы (не нужно распечатывать документы и приходить в инспекцию или на почту для их передачи (отправки));
- гарантированно получаете подтверждение доставки документов.
На подготовку и представление документов у вас есть:
- 5 рабочих дней, если налоговики ждут от вас документы (информацию) о конкретной сделке или контрагенте, в отношении которого проводится проверка;
- 10 рабочих дней, если документы истребуются в рамках камеральной или выездной проверки в отношении вашей компании.
Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.
Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении
При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:
- на абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ, позволяющей представлять бумажные документы в электронной форме в виде электронных образов документов (составленных на бумаге документов, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов);
- приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, которым утвержден универсальный формат описи для передачи в налоговую сканированных копий документов, позволяющий отправлять налоговикам сканы любых бумаг;
- письмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, в котором отмечена возможность представления в ИФНС любых документов в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, если они составлены по установленным ФНС форматам.
Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке .
Как подписать ксерокопии документов
Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.
Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).
Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).
Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:
Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, фамилия
Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.
Например:
Копия верна.
Генеральный директор ООО «Орион» ----------- Смирнов А. П.
Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.
Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса
Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).
Такого же мнения придерживаются:
- судебные органы (см. решение Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
- чиновники Минфина (письма от 24.03.2014 № 03-02-08/12763, от 01.08.2013 № 03-02-08/30900, от 15.11.2012 № 03-02-08/99, от 07.08.2009 № 03-02-08/66);
- налоговики (письма ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692, от 16.10.2013 № ЕД-4-3/18527@).
Как оформить копии документов
Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).
Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.
Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа. Все даты, подписи должны быть хорошо видны на копии документа (письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).
Если документов несколько, то копии заверяются отдельно и на каждой ставится заверительная надпись. Об этом сообщает финансовое ведомство в своих письмах от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374, от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 <1>, а также налоговое ведомство в письме от 02.10.2012 № АС-4-2/16459. Такой же позиции придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).
<1> Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа - фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).
Требование отсканированного варианта документа неправомерно
Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.
В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).
Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?» .
В какие сроки необходимо успеть подготовить и передать налоговикам документы, узнайте .
Итоги
Если налоговики запросили у вас документы, можете представить их на бумаге или в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить подписью руководителя и определенным образом сшить, а принести в налоговую можно лично (либо через представителя) или отправить заказным письмом по почте.
